如何降低采購與招標中可能帶來的財務等風險，又確保財政資金的使用效益？高校采購從業人員需要結合采購管理的實踐經驗，對可能出現的風險進行分析研究，從而制定有效的措施來解決問題。
風險現象
高校屬于全額撥款事業單位，運行經費由政府按計劃劃撥，教學科研工作日常所需購買性支出均屬于財政資金支出。高校的采購與招標通常使用財政性資金，管理工作符合政府采購管轄范疇，適用政府采購法規定的流程。政府采購應遵循公開透明、公平競爭、公正和誠實信用原則，通過公開招標、競爭性談判、競爭性磋商等方式開展。這些采購方式在一定程度上體現了采購的競爭性，有利于節約采購成本，實現規模效益，提升高校資金的使用效率。
但從近幾年實踐來看，高校采購工作中還存在一些不容忽視的問題。首先，自行采購項目數量較多，這部分采購由二級單位或教師個人自行執行，雖然有詢價、比價行為，但往往調研范圍較小且多為被動式調研，導致這類采購未進行充分市場競爭，資金使用透明度不高。
其次，資產采購立項論證不充分、不合理，部分采購項目建設目標和內容不明確，立項審批不嚴格，采購前未梳理同類資產現有存量。重購置輕管理，采購完成后設備使用率極低甚至被閑置廢棄，新增資產的價值無法發揮。
最后，部分項目市場調研不充分，負責人對設備的運行、安裝原理不清楚，導致所采設備無法在指定位置安裝調試，或對設備性能、技術性能估計不足，導致所采設備無法正常運轉，不能進行高層次操作，必須進行二次追加投資才能實現正常運行。
原因分析
為何會出現上述現象，原因有很多。一是管理人員對采購與招標中的風險認識不足。在高校采購與招標中，由于受到事業單位管理體制和工作慣性等多方面原因的影響，大部分高校采用了傳統的領導負責制管理模式，領導簽字即通過。管理人員對采購與招標過程中可能存在的風險認識程度不足，在實際采購前的立項論證審批、招標過程中，相關負責人員不能有效認識具體的風險點并及時采取防范措施，對招標各環節工作的審核流于形式。
二是采購預算管理體系不夠完善。省屬高校的財務管理、采購與招標工作分別接受省級教育、財政管理部門的雙重指導。因采購周期較長，采購管理人員不能將采購過程中的信息及時反饋到預算管理部門。大部分高校未結合學校財務運行情況實施全面成本預算核算管理。在招標采購管理中，缺少全局性預算管理制度和實施流程，無法按進度對預算執行的整個過程考評，也不能按照財政監管部門要求編制準確翔實的年度采購預算；預算可行性研究較少，導致下年度項目招標采購開展中出現預算不足、預算超額或者無預算的情況；部分支出未按計劃或項目進度緩慢，導致資金無法使用。以上情況引發了政府采購預算編制、采購實施、驗收入庫相互脫節，造成高校對政府采購預算執行不徹底，與財政監管部門“無預算不采購、無預算不支付”的基本要求相違背。
三是政府采購組織架構與要求不匹配。從機構設置方面看，部分高校將采購職能分散在多個部門，比如預算編制、采購資金管理由財務部門負責，采購計劃、招標職能分散在后勤或資產管理部門，采購結果執行及驗收分散在各二級單位，預算編制與采購執行人員對業務全流程不熟悉，這種模式削弱了政府采購執行效果。分段式管理無法實現對采購資金的全流程監管，存在管理盲區。
近年來，高校在落實政府采購工作的同時，配備了一定數量的采購與招標管理人員，但二級單位直接負責采購業務的人員基本為兼職人員。這些人對政府采購知識了解不多，財務風險意識淡薄，不符合高校政府采購工作的總體要求。
四是采購與招標目標成本難以把控。采購實踐中，高校采購與招標主管部門負責招標采購實施。由于時間、經費等限制，項目組在立項調研中往往是被動式調研，市場推銷什么就調研什么，對產品定位、市場價格等細節信息的把握不夠準確。在常規采購中，由于對采購和財務管理制度不了解，部分項目組教師在資產購置時存在根據自己獲批經費額度而非項目實際需求盲目追求價格與規格型號高檔次的設備，導致實際的預算和購買價格遠高于市場價格。部分項目預算人員對項目估算不充分可能會二次追加投資，給高校造成不必要的經濟負擔。
對策探討
隨著高等教育事業教學科研體制改革的不斷深化，各種設備、服務采購量大幅增加，規范高校政府采購管理勢在必行。
——要重視采購預算的管理。為適應上級監管部門預算管理制度，確保高校政府采購工作的順利進行，高校應結合學校工作實際建立全面預算管理體系。財務、采購部門對政府采購預算編制管理把關，依據規章制度完成預算管理目標，監督資金流轉與執行。
在預算操作層面，組建預算編制工作組，管理、監督和執行學校的采購工作，由主管領導、財務人員、招標管理人員、二級單位專家、教授共同評審采購意向，對申報項目進行論證，本著既符合學校和學科發展需求，又能節約資金、提高資產使用效率的原則審核立項。
采購管理部門要根據各部門的采購預算建立全校采購項目管理系統，按年度記錄申請購置項目的具體指標、性能以及預算金額、實際采購價格等信息，確保采購計劃和采購預算相對應。在財政年度結束時，采購管理部門需要對項目庫中已經安排并執行的項目進行歷史數據庫的結轉，作為基礎數據，為下一年度編制部門預算提供參考，實現對采購與招標中財務事項的跟進式管理。
——要規范政府采購程序，加強成本控制管理。在實施過程中，高校要重視采購計劃的編制，充分調研。職能部門組建專門的市場考察團隊，協助項目負責教師對擬采購的貨物或服務項目進行市場調研分析，制定合理預算價格。對于限額標準以下的低值易耗的自行采購項目制定內控管理辦法，加強監管，保證采購過程公開、透明、公正。
——要注意優化采購管理機構。高校應完善政府采購管理組織的架構，實現職能管理分工。省屬高校建立學校層面的采購與招標委員會，加強統籌領導；設立專門采購管理部門，根據管理職能設置預算與計劃、采購、招標、驗收等內設機構，安排專業人員來承擔政府采購管理工作。相關人員應具有財務管理、政府采購、合同、資產管理等方面基本知識背景，從事工程項目招標管理的還應具備建筑學基礎知識。同時，要加強與上級教育行政主管部門、財政主管部門的溝通協調，以及和高校財務、資產、二級單位密切配合。
政府采購管理人員的專業素養影響著政府采購執行水平。省屬高校要加大對從業人員的專業知識技能培訓，全面提升人員素質。
——要動態規范采購流程。高校要結合學校特色和學科發展方向，制定采購管理辦法，建立采購與招標管理體系，采購與招標操作流程等，厘清各職能部門的權責與義務。加強對制度廢改立的審核，定期修訂管理制度，確保所執行的制度符合相關法律法規要求。在崗位設置時注意上下游崗位的業務銜接和相互監督，對于重要崗位施行定期輪崗制度；健全決策機制，做到公正、透明；規范財務審核審批制度，形成業務閉環。
當前，我國高校政府采購還處在制度不斷完善和流程持續規范的階段，存在問題不可避免。相關職能部門應重視高校采購管理，正視風險和其中的不足。相關工作人員要及時轉變工作觀念，緊跟信息化和現代化發展大潮，不斷創新，用新思維解決目前政府采購工作中存在的問題，讓政府采購更好地服務于高校發展。
作者單位：西安工業大學
