一個采購項目的成敗在開標、評審環節之前就已經可以預判了。采購需求、商務條款、評分方案等是否合理，是否存在排他性、指向性，與采購結果息息相關。當前，部分高校仍將監管的重心放在采購實施環節，對需求管理環節重視程度不夠，造成了各種問題層出不窮。要提升高校采購質效，就必須重視高校采購需求管理環節，對其進行優化，才能簡化中間采購實施環節的審核流程，讓高校采購走上“快車道”。
完善內控管理機制
根據財政部印發的《政府采購需求管理辦法》規定，采購人對采購需求管理負有主體責任，應按要求開展采購需求管理各項工作，并對采購需求和采購實施計劃的合法性、合規性、合理性負責。
高校的預算和采購管理部門往往跟具體的采購申請部門是平級關系，也缺乏完善的規范和制度進行充分、合理的授權與約束，導致學校對采購業務的監管力度不夠，采購業務也容易出現計劃性不夠。在開展采購業務的時候，申請部門往往以不懂業務為由，認為采購的實施職責不在申請部門，對采購需求采取應付的態度。與此同時，高校采購專業性強，采購業務覆蓋范圍廣，只靠采購管理部門進行把關，效果差強人意。
高校應在《政府采購需求管理辦法》的基礎上，進一步完善學校內控管理制度，形成從立項開始到采購、驗收的管理閉環，將采購責任落實到采購申請部門和項目經辦人、審批人，并對項目進行效益考核，把控好項目真正的源頭和結尾。
強化編寫過程管理
采購需求的形成過程是復雜的，參與需求編制的人員應對擬采購產品的市場、技術情況有基本、客觀、充分的了解，對項目的建設需求也要有清晰的了解，能夠明確建設的目的、意義等項目情況。只有這樣，才能將市場和需求兩者結合起來，形成合理的采購需求。合理的概念應該是在預算范圍內能采購到最符合項目建設目的的標的物。
形成采購需求后，還應建立健全采購需求的論證機制，發揮高校專家的作用，特別對于學科、實驗室建設的需求，在進行市場調研的基礎上，還應組織學科和相應領域的專家進行充分論證。
論證時還要注意借助科研儀器、實驗室的共享平臺，降低重復建設，提高財政資金使用效率，響應國家過緊日子的要求。
細化采購需求審查
一是制定校內采購需求的審查機制。采購需求基本確定了采購的實施過程是否順利和結果是否“如愿”，特別是詢價和競爭性談判這兩種采購方式，如果采購需求做的不夠明確和具體，談判時也沒有認證對比各供應商的方案和產品，往往會使成交的結果達不到質量或品質的要求，造成資金的浪費。同時，如果采購需求中存在不合理的指向性、傾向性的參數設定，往往在采購實施過程中會引起供應商的質疑甚至投訴，嚴重影響項目的建設進度，最終使采購人陷入政府采購合規和資金支出進度兩難的境地。
二是應明確各個部門的審查責任。在各自管好自己的“一畝三分地”的同時，各個部門也要對項目的整體效果進行審查，而不是將審核責任全部落在實施前的采購管理部門頭上。因為高校的采購需求有特殊性，所以需求的審查工作應由各個職能部門聯合進行把關。涉及學科建設的，學校的發展規劃部門應該參與；涉及專業建設的，教務部門應該參與；涉及實驗室建設的，實驗室的管理部門應該參與；其他比如涉及基礎建設、消防安全、辦公設備等的采購需求，也應有對應的基礎建設工程、消防安全和資產管理部門參與審核。
加強采購人員培訓
因高校部門眾多，采購需求五花八門，采購管理部門要做好采購服務有不小的挑戰。在采購需求提出環節，如果采購申請部門負責人員對政府采購的要求不清楚，往往提出的需求會存在各種違規的問題，陷阱很多。采購部門80%的精力基本都放在實施采購過程中遇到的重復溝通、修改、確認上面。如果溝通的次數多或者反復修改都未能達到要求，往往會造成項目進度的停滯。
為減少重復溝通的情況出現，高校應該充分利用校內和校外的專家資源，對教師員工進行全員培訓，讓學校的大部分教職工都能了解政府采購的基本要求，在采購需求提出時就能合理合規。
利用數字化提高效率
高校應該充分利用信息化、數字化技術，輔助采購需求的編制。首先，在采購需求擬定環節，可以打通學校的資產管理系統，甚至高校之間的實驗室共享平臺，并在意向公開后，接收供應商提供相關的項目建設方案或者產品介紹，提高采購需求的質量。其次，在專家評審環節，可以利用電子化的在線論證平臺，擴大論證專家的選擇范圍，避免同一高校內專家論證“走過場”，確保項目的建設質量。最后，可以將采購過程的經驗與知識通過數字化平臺進行積累，形成采購模板、需求指南、負面清單等，提高采購需求的編制和審批效率。
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