對檔案文獻進行數字化加工處理，是在加強檔案原件保管質量的同時，提高檔案信息利用效率、完善檔案信息利用方式的一項重要手段。隨著電子政務和辦公自動化的發展，人們對網上檔案信息資源的需要也日益強烈。把傳統的檔案信息資源經數字化處理轉換成數字檔案信息資源，建立起數字檔案信息中心，將進一步完善我國以紙質檔案為主體的檔案信息資源體系，為社會各界提供更為豐富的信息資源服務。檔案數字化日益成為檔案信息化建設的一個重要組成部分。
數字化處理方式的選擇
將紙質檔案轉換成計算機可處理的數字格式通常有兩種方法：一是將紙質檔案掃描并以圖像方式存儲;二是利用已有的縮微膠片影像進行數字化轉換或者直接用數碼相機進行拍攝。對紙質檔案進行直接掃描的方式比較經濟和快捷。因此，紙質檔案的數字化一般應采取掃描的方法將其變成電子圖像文件直接存儲，再配合標引信息數據庫的建立，實現檔案資料電子影像的快速檢索利用。
檔案數字化采用專業的檔案掃描是設備就是非接觸式檔案掃描儀，為了保證紙質的質量不受到損壞，不與檔案直接接觸式的掃描檔案數字化最專業的的案卷數字化處理設備book2net kiosk,非接觸式書刊掃描儀可提供300萬次掃描循環、 很少機械部件。對于具有最大可靠性的所有零部無故障運行中，雙U盤端口為您提供雙重安全性件而言，它們都受到高度保護，具有堅固的結構完全適合公共場所使用。
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由于帶微軟增強型寫入過濾器技術的Windows XP嵌入式運行系統，book2net kiosk非接觸式掃描儀在防止電腦病毒方面提供的安全性最高，并長期受到微 軟公司的技術支持。
PC機配備工業標準組件并長期供應，具有較長的 使用壽命。
檔案掃描掛接階段
1.檔案掃描。檔案掃描過程中要嚴格執行有關檔案閱覽利用及保管保護和保密制度，注意保護好檔案。
(1)檔案掃描必須采用專業文件掃描儀，以黑白為主，對于原件不清和字跡較淡的檔案，掃描時必須用灰度或真彩模式掃描。掃描件打印效果不得比原件差，打印出的頁面比例尺寸與原件相同，同時分辨率不低于200dpi。
(2)檔案掃描一般采用逐頁手工掃描，紙張較好的檔案可以采取連續進紙方式掃描。
(3)檔案掃描中發現檔案粘連一起時，則需在不損壞檔案載體信息量的前提下分開，將可以識別的信息全部掃描。
(4)存儲格式按多頁TPF的格式進行保存，每份卷內文件為一個多頁TIFF。保存多頁HFF文件時，要注意核對好頁碼順序，不得缺漏頁。
(5)文件命名：歸檔改革前的檔案采用“全宗號+保管期限+目錄號+案卷號+順序號”命名，例如：“001(全宗號)+(保管期限)+(目錄號)+(案卷號)+(順序號)”歸檔改革后的檔案采用“全宗號+年備保管期附件號”命名。
(6)掃描完成后必須指定專人進行核查，檢查掃描效果、按文件內的頁碼順序、文件名是否正確。
