(一)檔案數字化的含義
檔案數字化是指利用計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影(錄音、錄像)技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲、網絡化的形式互相聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享，是檔案信息化建設的重要組成內容。
在傳統的檔案管理模式下，檔案信息資源的經濟價值和社會價值也難以充分實現，更難適應當代“數字化生存”的形勢。實現檔案原件的數字化，對檔案信息的現代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。
(二)檔案數字化的主要內容
1.檔案目錄信息的數字化，建立檔案目錄數據庫。
2.載體檔案的數字化，如紙質檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數字化，建立檔案影像數據庫或多媒體數據庫。
3.檔案專題信息的采集與建庫。
(三)檔案數字化的主要作用是:檢索快捷方便、容易實時同步備份、存儲空間小，維護方便、安全。
1.檔案數字化是檔案信息化建設重要內容。檔案信息化建設的核心是資源建設。資源建設包括兩大方面任務:一是現有檔案的目錄數據庫建設和重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數字化;二是電子文件歸檔與電子檔案管理。
2.檔案數字化能有效地保護檔案原件。
?、糯嬖褂?，保護檔案原件。
?、茢底只北井惖乇４?，輸出縮微膠片供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現天災人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞。
?、腔謴蜋n案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復。
3.檔案數字化能改善檔案的利用方式。
?、挪辉偈?ldquo;孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享。
?、茢底钟跋裎募梢酝ㄟ^計算機局域網或者廣域網進行異地傳輸，使異地調閱利用成為可能。擴大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案。
?、?ldquo;時間”不再是限制，利用者可以隨時使用自己需要的文件。檔案數字化以后，將已開放的檔案上網，這樣所有利用者就可以在任何時間上網利用檔案信息資源。
4.檔案數字化能充實各檔案網站的內容。
5.檔案數字化是傳統檔案走向數字檔案的必經之路。
(四)檔案數字化建設的“三個階段”
從宏觀的角度上來看，檔案數字化建設是一項龐大的系統工程，要完成好這項工程，必須一步一個腳印地循序推進。只有對這項工程的每一個環節進行深入的分析研究，才能科學規劃并正確引領檔案的數字化建設之路。
1.檔案數字化階段。首先，是引入計算機技術，建立檔案的自動化系統，實現檔案管理自動化、數字化。其次，是實現庫藏信息數字化，將紙質庫藏資料轉變成數字庫藏，完成庫藏信息數據庫建設。再次，是構建平滑高效的檔案信息化傳輸平臺，實現檔案的統一管理和資源共享。
2.數字化檔案階段。在檔案數字化的基礎上，形成以數字化信息為庫藏內容，以計算機為管理手段，以網絡傳遞為利用方式的一種新型檔案。至此，檔案數字化之路才進入個體檔案數字化，但離數字檔案的目標仍有一定的距離。
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