雖然各高校在運用計算機管理檔案工作方面,不論是檔案信息存儲、目錄檢索、還是案卷調閱諸方面,都取得了許多成果,有力地推動了檔案管理信息化建設的進程。但是如何在檔案管理觀念、方式手段等方面進行有效的變革,使之既符合目前高校檔案管理的現實,又適應未來檔案管理的發展和建設,實現檔案管理工作現代化,已成為各高校廣大檔案管理人員共同關注的問題。
一、高校檔案管理信息化的主要內容
高校檔案主要包括黨務、行政、教學、科研、教師、學生、出版物、財會、基建、設備和上級管理部門文件資料等,基本上由文件、原始記錄、文獻、實物所構成,高校檔案是各級領導部門的決策支持,是學科建設,科研工作的參考依據;是資源配置、基本建設的信息資料;同時也是教學改革、質量控制的基本依據。所以說,檔案管理工作是一項重要的基礎性工作。檔案信息化包括三個方面內容:
(一)數據資料信息化
應用掃描儀、計算機和網絡把應存檔的文件、資料、信息等以統一、規范的數據格式錄入計算機,以備處理。
(二)工作流程信息化
通過專用軟件實現檔案的分類、編目和排序。為此首先需要規范管理流程、確定崗位員工的工作標準,減少人為調控和干預,為保證文檔一致性,學校辦公自動化系統要與檔案管理系統兼容。
(三)檔案檢索信息化
在實行分級檢索制度的前提下,通過校園網和互聯網可實時、準確檢索所需要的存檔文件、資料、原始記錄、文獻等。
二、目前高校檔案工作信息化的主要問題
高校檔案工作信息化給高校檔案工作帶來了前所未有的廣闊發展前景,但是目前全國實現檔案工作信息化的高校檔案部門卻寥寥無幾,分析其原因,制約因素大致如下:
(一)觀念問題
檔案工作傳統的“坐等上門”、“你查我調”的封閉工作管理模式經過幾十年的動作,已經在檔案工作者的頭腦中根深蒂固,“重保管、輕服務”的思想,使得有些高校檔案部門缺乏時代感和緊迫感,思想守舊,安于現狀,沿襲舊的管理模式,消極等待。
(二)資金問題
高校檔案工作信息化,設備、硬件、軟件系統、人員技術等方面的配套,需要投入大量的資金。高校檔案部門不是學校工作的第一線,學校的經費主要投入到教學、科研工作中,無暇顧及檔案工作的信息化、現代化建設,經費投入不足,制約了檔案工作信息化的建設。
(三)網絡安全問題
檔案信息具有本身的特殊性,需要正確處理開放與保密、檔案利用與知識產權保護的關系。高校檔案信息化,加強了檔案部門與外部間的聯系,但是也相應帶來了像電腦病毒、電腦黑客破壞、非法訪問造成的安全問題。這也是眾多高校檔案部門遲遲不愿意上網,在校園網的規劃中把檔案部門拒之門外的重要原因。
(四)人員素質問題
高校檔案人員素質是高校檔案工作信息化的關鍵,而目前高校檔案工作人員的整體素質較低,知識結構不合理,計算機人才匱乏,絕大多數人不能運用現代新技術工具,缺乏信息開發應用的敏銳意識。特別是懂檔案專業知識又懂計算機技術、通訊技術、網絡技術的復合型人才匱乏影響了高校檔案工作信息化的開展。
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