隨著檔案信息化建設的推進，檔案的數字化掃描工作已經成為檔案部門業務工作的重要組成部分。然而，檔案數字化掃描工作是一個一攬子工程，如何有效地規避檔案數字化掃描過程中產生的各種風險因素，是檔案部門不得不正視的一個問題。
漢龍公司作為專業的檔案數字化解決方案供應商，擁有將近30年的檔案掃描設備銷售和檔案掃描外包服務經驗,本文從檔案掃描的前期準備、掃描過程、掃描的后續維護這三個階段出發，闡述漢龍公司多年檔案掃描工作的幾點經驗。
一、掃描工作的前期準備
1.掃描工作的頂層設計
做好掃描工作的第一步是做好頂層設計，即掃描工作與有關工作之間的統籌規劃，主要分為三個方面的內容。一是協調好立檔單位與檔案館之間掃描工作的分工，明確檔案在立檔單位掃描還是在檔案館掃描，以便于各單位做好自身工作任務的安排。二是統籌好檔案部門一個年度內掃描工作任務量與其他工作之間的關系。檔案掃描工作是一項常態化的任務，應該對本單位目前既有的工作量進行統籌，合理制定工作計劃。三是規劃好要掃描的檔案之間先后順序的關系。應該按照對檔案利用需求的急緩程度進行掃描，利用需求大的檔案優先進行掃描。
2.掃描工作軟硬件設備的配置
掃描工作軟硬件的配置是做好掃描工作的物質基礎，良好的配置可以提升掃描工作的效率。
首先是設備配置的問題。檔案部門所存儲的檔案一般都是采用“三點一線”的方式縫制后裝在案卷盒內的。為了保護檔案原件，也為了加快掃描速度，確保掃描質量，建議選擇專業的非接觸式掃描設備。此外，由于檔案掃描工作對設備的功能性要求根據檔案性質不同而有所區別，過高的配置會造成資源的浪費，過低的配置也會導致掃描成果不符合要求。所以應該根據工作的實際需求，合理配置，提升設備的性價比。
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其次是軟件的可操作性與方便性。檔案掃描軟件應該充分考慮到檔案部門中大部分人的接受能力。在考慮到軟件功能性的基礎上，兼顧軟件的可操作性和簡便性，一般采用封裝性比較好的軟件產品。如果軟件操作過于復雜，勢必會降低工作效率，應該努力在軟件的可操作性、方便性與功能性之間尋找平衡點。
再次就是設備的配置要考慮到發展的因素，確?，F階段的配置能夠滿足在今后一定時期內的可用性，避免設備因不能滿足發展的需求而過早地更新換代。
3.規范有關操作流程與標準
規范有關操作流程與標準是對掃描工作中各個環節操作方法的統一，以便于掃描人員在具體操作時能夠有據可依，以防無效勞動的產生，造成人力、物力資源的浪費。一是掃描工作中各個環節都要責任明確，以防在出現問題時互相扯皮，以及由于責任不明確而造成的管理混亂等。二是規范掃描工作的操作流程，確保各個環節工作之間的有效銜接。三是掃描數據質量標準的統一，如掃描數據信息的保存格式、分辨率等有關圖像質量參數的要求。此外，還應該加強對掃描人員關于操作流程與標準的培訓與傳達力度，確保他們熟練掌握操作流程、熟知有關標準要求。
二、掃描工作中的注意事項
1.確保檔案實體的安全
在掃描過程中，由于檔案所處環境的改變以及工作人員的不當操作，可能對檔案產生一定程度的破壞。因此，應該注重掃描操作環節中對檔案的保護，確保檔案的安全。如將檔案掃描工作間溫濕度控制在適宜檔案保護的范圍內，以防止檔案從庫房中取出后溫濕度變化過大而導致破壞；掃描工作間內的安全管理也應注意，如防水、防火、防盜、防丟失等；掃描工作中工作細節的控制，比如不在掃描工作臺上喝水、吸煙，在每一次掃描工作結束時，應該檢查掃描儀中是否遺漏檔案等。
2.確保掃描數據的安全
在掃描過程中，確保掃描數據的安全主要是兩個方面的內容。一是在工作中要經常性地做好已有數據的備份工作。掃描數據與實體相比較更容易丟失，一個不經意的誤操作，就可能導致全部數據的丟失，最好做到掃描機的專機專用，以防止從事其他工作而導致對存儲數據的破壞。二是做好掃描數據的安全管理，謹防泄密。檔案數據信息比實體檔案更容易造成泄密與傳播，一張光盤或者一個U盤就可以將機器中所有的數據拷貝走，其所帶來的危害也就更為嚴重。因此，我們應該注重掃描數據的信息保密，落實保密責任，嚴禁將用于掃描檔案的機器接入互聯網，嚴禁個人移動存儲設備接入掃描機。
3.做好掃描數據的維護
對于掃描數據的維護主要是確保數據信息的完整性以及對數據質量的控制。一是做好對掃描數據完整性的審查。在掃描過程中，由于失誤，可能會導致某份文件或一份文件內個別頁面的漏掃或重掃。如果不及時查出，必將會給后續的利用工作帶來麻煩，因此應該對掃描數據做好審查工作，謹防漏掃或重掃現象給數據帶來的不完整或不規范。二是做好數據信息的質量控制。對于由于機器及操作原因致使數據極不清晰而無法使用的，要重新掃描；對于數據信息中所存在的“噪點”應該予以消除，但“去噪”工作應該區別對待，應該檢查“噪點”為檔案本身所有的還是由于人為以及機器原因導致的，盡量保全檔案的原始性標記。
4.掃描程序的遵守與規定的落實
掃描工作的操作對象是檔案實體，由于檔案的惟一性與憑證性，不允許發生檔案實體的丟失與損毀現象，因此掃描工作中要嚴格遵守操作程序和規定。一是正確處理好工作與成績之間的關系。成績的取得是以安全為前提的，為成績而違規操作，導致問題發生，必將抵消成績或造成對成績的否定。二是做好有關程序遵守與規定落實的監督。加強在各個環節中對掃描人員的工作指導，幫助其規避一些易發生的誤操作，糾正工作中不良習慣，確保掃描工作在安全的基礎上出成績。
三、掃描工作的后續維護
1.檔案的清點、移交
在的檔案掃描工作結束后，要對其進行數量上的清點，做最后一次檢查，確保檔案的完整性。在工作中由于不細心可能會出現檔案丟失等情況的發生，應該及時發現，并采取補救措施。在移交過程中，掃描人員與庫房管理人員應該履行有關交接手續，做到權責明確，有據可查。庫房工作人員在將檔案重新放入庫房以前，應該對檔案進行必要的處理。如對檔案進行殺蟲殺菌等，以防帶入掃描過程中接觸到的塵埃、霉菌以及害蟲，而對庫房中其他檔案造成感染和破壞。
2.掃描數據的備份工作
檔案數據在經過審核以后，應該及時地導入單位數據庫服務器中。但由于掃描數據是以比特流的形式存放在計算機中的，如果計算機系統癱瘓，就極易造成掃描數據的丟失和不可讀，因此根據“不要把雞蛋放在一個籃子里”的安全原則，除了在服務器中的數據以外，還應該通過其他方式做好掃描數據的備份工作，備份數據并非冗余數據，可以起到以防萬一的作用。對于備份策略，應該選擇多樣化的存儲模式進行備份。此外，應注意存儲介質與讀取軟件的備份與升級。
3.數據出現問題時，切勿“病急亂投醫”
數據信息一旦出現問題，應該啟用備份數據信息來進行數據恢復，如果備份數據信息失靈，應該著手對丟失或破壞的數據信息進行修復。修復一定要通過正規渠道進行，切忌個人亂操作。對數據信息的修復應該找技術比較雄厚、經驗比較豐富的公司。否則個人的亂操作、誤操作以及修復操作的反復進行容易導致信息的覆蓋，造成二次破壞，增加信息恢復的難度，使數據恢復的成功率下降或使數據修復的成本增加，給單位造成更大的經濟負擔。
