高校實驗室采購多少項目就會產生多張發票，發票報銷問題時常令科研老師備感焦慮，高校實驗室科研發展真的被發票“捆”住腳了嗎？高校實驗物資采購既要符合科研專業性特征又要滿足流程上高效便捷的需求，有沒有專門為高校實驗物資采購服務的“網上商城”呢？
高校實驗物資包括實驗器材、普通實驗材料，也包括?；?。尤其實驗材料采購普遍具有批次密、專業性強、使用量靈活等特性，而?；凡少彵绕胀▽嶒灢牧喜少徃犹厥?。目前，大多網上商城面向的是通用類產品，而實驗材料的采購很難與通用類項目的采供平臺同步操作，所以實驗材料采購需要探索出一條符合自身特征的采供模式。
采購全流程與財務系統實時對接
隨著高校經費總量大幅度增加，財務報銷業務量也大幅度提升，這些導致了財務人力資源實在趕不上報銷業務量的持續攀升。高校實驗材料和辦公物資絕大部分實行自主采購，并長期處于失控狀態，虛假采購時有發生，物資采供程序耗費教學科研人員大量采購、報銷時間。
江南大學實驗室與設備管理處實驗物資科科長王世強表示，采購部門與財務部門是高校內部兩個單立部門，但其實兩者之間有著非常緊密的關系。以往發票報銷是采購老師直接對接財務部門，報銷流程比較繁瑣，發票填寫過程比較容易出錯，而且時間一長也容易弄丟，因此，財務部門與采購人員不免經常出現“摩擦”。
基于上述當前高校實驗物資采購的現狀，如何解決并助推采購流程與財務系統實現有效對接，這既是采購環節的難題，也是高校內部管理所面臨的瓶頸。近日，記者了解到“Everlab科研采購平臺”就實現了采購流程與財務系統的有效對接，目前該系統已經與十多所高校實現了系統對接，包括中國藥科大學、西北農林科技大學、北京化工大學等高等院校。
該平臺通過經費對接、凍結、訂單結賬、解凍等幾個步驟來完成。即，采購人可以通過平臺輸入相應的賬戶號碼對經費進行檢索，以查詢對應的經費信息，確保添加經費的真實準確性。采購人員下單提交到所在采購單位后，由相應的采購單位負責人審核訂單信息。采購單位選擇當前采購人要使用的經費后，驗證當前經費是否可用，如果經費可用，再去驗證金額是否夠用，在以上兩個條件均成立的條件下，采購系統會提交相應的信息發送到財務系統中，并凍結經費對應的訂單金額，以保證采購經費不會超支使用。在平臺采購訂單結賬時，采購人可選擇同一經銷商的多條訂單，系統則會自動計算出對應訂單總金額，確認結賬后，將會把以上預約信息通過接口發送財務處并返回一個對應的預約單號。財務部門再根據采購平臺提供的預約單上得到預約號，在財務系統查找相對應得項目號碼進行結賬。結賬后，系統再根據反饋回來的預約單號對提交到財務處的預約單進行查詢，已通過復核的預約單可以打印結賬信息，系統自動生成采購報賬憑證。在采購過程中，如果采購人遇到需要取消當前訂單的情況，需輸入取消理由，確認操作后，會及時提交相應的經費解凍請求到財務部門，釋放相應的采購經費凍結金額，方便其他采購項目使用。采購部門在完成與財務對接后，供應商可以定期批量打印銷貨清單至學校財務部門對賬，對賬無誤后直接批量提交至財務系統形成預約，無需科研人員線下粘貼發票單獨報銷。
北京化工大學財務處李曉林對上述流程進一步解釋：“簡言之，科研老師先提出采購需求，明確采購產品的相關參數及使用經費信息，平臺對采購信息確認后會自動凍結項目相關額度經費。在采購活動完成后，財務會自動解除凍結付款，完成采購報銷流程?！?/p>
王世強稱，將發票報銷環節交由供應商去直接對接高校財務，省去了中間冗雜環節。目前，江南大學實驗室物資采購的發票報銷的頻率平均在一個月兩次，這不僅把科研老師從冗雜的財務程序中解放出來，還為學校內部管理帶來了便利。
“動一動鼠標，多張發票就可以折合成一張電子發票。學校采購部門與供應商定期進行采供物資資金結算，再由采購部門集中到財務處辦理物資采購報銷手續?！敝胁磕掣咝Ｘ攧仗幭嚓P負責人向記者表示，“這種方式將‘先款后貨’轉為‘先貨后款’，大大提高了學校資金使用效益?！?/p>
采供平臺與業務管理一體開發
網上商城是政府采購信息化的重要一環，它所具有的快捷、公開、透明特征契合了政府采購的發展需求。那么，高校實驗物資采供平臺如何構建？能否直接對接通用的網上商城呢？帶著系列疑問，記者采訪了多家高校。
據了解，由于各高校實驗所需物資類型及數量不一致，加之各高校在內部審批流程、出入庫管理等環節也千差萬別，所以高校實驗物資采購對接通用類采購項目的網上商城并不是一件容易的事，至少不是一蹴而就可以實現的。既然高校實驗物資采購對接信息化與內部管理密切相關，那么，采供平臺與業務管理集于一體的發展模式更需要符合當前高校采購的特征。
“由于目前各高校內控流程不一致，高校實驗材料的采供平臺須契合各高校內部管理模式?！比A北地區某高校實驗室與設備管理處相關負責人稱。
據了解，蘇州大學比較成功地搭建了實驗材料集中采供平臺，平臺的操作流程如下，采購人確定采購需求，通過采購目錄進行檢索產品、系統生成訂單，待審核訂單后采購部門組織采購，供應商生成的訂單進行配送貨物、采購部門對貨物進行簽收入庫，在使用時系統會生成領用記錄和使用記錄，并根據使用情況作出使用反饋，之后再結賬結算、生成統計報表。除了學校內部管理外，平臺還開發了對供應商的管理與考核功能，即用戶對每個訂單可以進行評價，學校定期根據訂單情況進行抽查，并根據日?？己饲闆r、年度供貨情況、履約服務情況、銷售及結賬情況進行年度考評。
王世強表示，其實，實驗物資采購更像個貨物、服務采購的“綜合類”，既有貨物的屬性，又符合服務的特征。針對高校實驗室物資采購的特殊性，江南大學在平臺供應商遴選方面有著更為嚴格的遴選標準，一般而言，對供應商的價格，主要依據京東等大型采購平臺進行比價，希望價格方面更有優勢，但由于是多家供貨商中標，在激烈的競爭下，該平臺供應商的價格有60%左右低于京東價格。
“目前，Everlab以‘LIMS 電子商城 定制化工作流’閉環管理服務為發展模式向高校實驗物資采購提供直通的供采渠道，不僅實現了采購管理公開、透明、可追溯，還在一定程度上有效規避了虛假交易，強化了高校內部管理。比如，西北農林科技大學完成管制品的預定與購買工作，實現了預訂信息收集與自動匯總，同時，建立了內部進銷系統對管制品采購和發放過程進行管理?！北本彀驮畔⒖萍加邢薰径麻L翟亞鋒對此表示。
