隨著大數據時代的來臨，檔案數量的逐年遞增，在數以萬計的傳統檔案庫中想要準確而迅速地找出自己所需要的檔案簡直像大海撈針。而在科學與新技術更替日新月異的時期，檔案數字化的建設也亟待更為廣泛地推廣。傳統檔案包含有紙質、聲像、實物等各種介質的檔案，而數字化檔案則通過利用新技術——如計算機、掃描技術和多媒體等技術手段，把最初的那些檔案資源轉化為計算機網絡中可以存儲的、數字化、電子化的檔案信息。再通過為其詳細地編排目錄、摘要、索引等方法管理電子檔案，從而為檔案查詢、檢索和利用提供數字化服務。它的整個操作流程主要在計算機網絡上進行，最終可儲備形成一個系統的檔案信息庫，以便能為人們及時提供信息，實現資源共享。
一、為何需要進行檔案數字化建設
檔案是在人們社會生活中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，它在人們的日常工作生活中也有著極為重要的作用，檔案管理的重要性毋庸置疑。
傳統的檔案信息一般還是以紙質文檔為主，放置在檔案室里面，查找調用起來非常費時。而數字檔案在對原檔案文件進行掃描以后，可以迅速方便地把信息錄入到計算機數據庫中，用網絡存儲檔案信息，檢索快捷方便，實時同步備份，存儲空間小，維護方便安全，還能借助計算機的網絡化特點從而更為便利地為全單位、區域、全國甚至全世界所利用。處在網絡信息化社會的檔案事業，也將朝著多元化、先進化、開放化的方向發展，檔案數字化建設乃是大勢所趨。
檔案數字化建設的作用，檔案數字化對檔案的先進管理、使用和傳播都具有著重要的作用。
(一)檔案數字化保護檔案原有的模樣。
1.電子化處理。從人類歷史文明角度來說，檔案是具有價值的歷史文獻，而傳統的檔案存儲方式主要以紙質、縮微膠片和照片音像等形式存在，由于其載體本身的固有性質容易對檔案原件造成損壞甚至丟失，保存安全系數不高。但將其電子化處理后，經由計算機網絡進行保存，一方面既可以代替原檔案使用，又可以最大程度延長其保存時間。
2.數字化備份保存。對那些重要的需要長期或永久保存的檔案，可以采用現在極為流行的數據備份的方法，進行云儲存或儲存多份的方式備份保存。
3.圖像處理技術?；謴驮瓩n案材料中容易模糊褪變的文字部分，以及對污損殘缺照片檔案的修復。檔案經過計算機掃描以后，可以形成數字影像，再利用現代化的圖像處理技術，從而對其中的部分模糊褪變字跡進行恢復。
(二)檔案數字化能夠使原檔案在更大的范圍中得到利用、甚至改變其使用方式。
1.打破“孤本”限制。不再拘泥于傳統紙質檔案的“一份一地”，也免去了檔案復制轉移的繁瑣程序，一份檔案可以同時提供給多個需要的人使用，覆蓋面和社會化程度擴大，有效地實現了資源共享。
2.在不同地域之間的傳輸、不同時間空間的調閱成為可能。不同形式的檔案文件可以利用互聯網的優勢進行不同地域之間的傳輸，以此來擴大檔案的利用空間，同時也縮短檔案的傳送時間、節約傳送費用。
3.提高檔案查詢、檢索速度。利用計算機所具有的高速檢索功能和高科技的處理能力，短時間內它能從海量的數據中迅速準確地找到數據。
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