紙質檔案管理由于檢索不便，其主要工作僅僅是收發、保存和查閱，利用率較低，不能充分發揮檔案資源的價值。隨著計算機使用的普遍，紙質檔案由原來人工變為電子形成，提高了檔案形成的速度，縮短了檔案收發、傳遞、歸檔等的時間，同時提高了準確性，減少了紙質檔案所造成的人力、物力、財力的浪費。
隨著計算機和網絡技術的廣泛的使用，校園網絡建設逐漸完善，這為檔案的數字化提供了良好的基礎。由于高校檔案設計的內容繁多，且人員流動頻繁，傳統的紙質檔案更新速度較慢，不能及時反映當前情況，而通過建設數字化檔案，能夠快速及時地更新檔案資料，并能便捷地實現共享，使高校中的人員隨時了解動態。同時，目前國家檔案局對于檔案數字化建立和完善十分重視，高校檔案數字化勢在必行。
由于傳統紙質檔案管理沿用時間交長，對檔案進行數字化，首先需要將檔案實體數字化，當紙質檔案受到時間和溫度、濕度等因素的影響，紙張逐漸變脆，字跡不清，且受到火災的威脅，為了做好檔案的防火防潮工作，需投入一定的維護成本。
比如相關人員的培訓經費，檔案庫房的建設和改善，計算機、復印機和掃描儀等設備配置，各種安全性防范設施等，若離開了上層組織機構及其領導的重視與支持，既會影響數字化的進程，建設的質量與效果也都將會大打折扣的。選擇一款合適的好的非接觸式檔案掃描設備是整個過程的關鍵所在，所以建立整個的檔案掃描體系也是至關重要的，下面我們了解一款世界級的檔案不拆卷掃描產品：
Book2net kiosk非接觸式案卷掃描儀
1.信息安全有保證
Book2netkiosk設備本身不含有任何存儲，符合國家保密法對涉密單位(檢察院、法院、公安等)使用設備的相關規定。智能非接觸式案卷掃描系統采用外置通用電腦，符合檢察院分級保護系統對數據的安全需求。
2.超高掃描效率
掃描速度為0.3秒/超A2幅面(彩色600dpi)按每本案卷200頁進行實測，每天可掃描約60本案卷，完全滿足辦案需求。 “有效頁”一鍵切換模式。保證有效頁面順序連續性，減少后期檢查量，工作強度低，效率高。
3.專業的掃描功能
★專為成冊卷宗量身定制左右互降式掃描案卷臺，對于不同厚度卷宗都能輕松掃描
★掃描過程鏡頭、光源不走動不移動，增加設備使用壽命
★后背式LED零輻射按需采集照明系統，無輻射冷光源，使您處于最舒適的掃描環境，避免強光令視覺疲勞
★設備景深15厘米，立體證物、不同厚度卷宗、高清掃描、色彩完美展現
★人性化的掃描設備，全自動影像處理功能，自動糾偏，自動校正，自動去黑邊等功能。
★掃描分辨率800DPI(100-800可調)根據客戶的具體要求可以調節
★司法鑒定X光片采集系統，0.3秒完成14‘’ X 17'' 英寸膠片掃描
★21寸左右內置觸摸屏，操作預覽實時進行
★支持掃描數據實時打印、多種格式同時輸出等功能
