所謂檔案數字化(digitization)是指用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。紙質檔案數字化就是采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。紙質檔案數字化的基本原則是使檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會或行業對檔案利用的需求。
1、檔案數字化加工的基本原則
1)確定數字化對象
應當對所要進行數字化的對象按照一定的原則和方法進行確認，只有符合一定要求的紙質檔案文獻才能進行數字化加工。
2)符合國家法律法規
紙質檔案數字化，必須符合國家檔案開放規定或本行業相關規定。
3)價值性原則
屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數字化加工的范圍。
2、數字化加工流程
紙質檔案數字化加工的基本環節主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等，其加工流程如下圖:
3、數字化建設的目標
數字化建設的目標是使檔案館(室)現有的檔案文件資料全部實現數字化處理，建立健全檔案目錄數據庫、現行文件全文數據庫和多媒體數據庫(照片、音頻、視頻等)，通過數據接口和政務辦公系統連通，用先進的數字化檔案管理系統提供安全、高效的管理和利用，實現真正的資源共享。
4、數字化的意義
1)提高工作效率，降低檔案利用成本
數字化加工項目完成后，社會公眾(開放檔案)和單位的各級領導、各部門或下屬單位都能通過數字化檔案管理系統即時查詢利用所需要的電子文檔數據原文(件)信息，避免了傳統檔案利用方法對檔案資料實體的多次輾轉所造成的大量時間浪費和重復勞動現象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。
2)最大限度保管和保護庫存檔案實體安全
由于傳統的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發黃、發粘、發脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實現檔案數字化管理可以通過權限控制直接在網上查閱打印，減少了對庫存檔案的調閱次數和復印次數，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對庫存檔案進行有效的保管和保護，確保檔案實體安全。
3)陽光政務提升形象
庫存檔案實現數字化、電子化管理，既是各級檔案管理部門貫徹科學發展觀，實施國家檔案事業"十一五"規劃的大事，又是促進檔案管理信息化、現代化的具體舉措;既是實際工作的需要，也是亮點工程。是一項利國利民具有重要意義的事情。數字化項目完成后，不僅檔案管理和利用手段實現了現代化，檔案利用效率大大提高，檔案發揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業單位各項工作科學化、規范化、網絡化、信息化的整體發展要求。
賽數OS14000TT A2彩色非接觸式高精度專業古籍掃描儀
類型：A2彩色掃描儀
描述：頂置式掃描頭，臺式非接觸掃描，適合文物、古籍、圖書、報紙、字畫、地圖等單頁或裝訂成冊稿件，帶完整的托書臺
最大原件尺寸：635×460mm(超A2)
光學分辨率：600dpi;最高對比質量(8lp/mm)
掃描速度(彩色，A2)：3.5秒/300dpi
6.0秒/600dpi
掃描模式：線形CCD，逐行掃描; 雙掃描頭
36位彩色、12 位灰度，1 位黑白二值
原稿厚度：書本最大厚度為150毫米
掃描稿臺：連機書稿臺(90 度開合電動壓稿玻璃)
接口：雙火線接口
影像格式：TIFF 不壓縮，TIFF G4，JPEG，JP2,PDF，多頁TIFF，BNMP,PCS
OS12掃描軟件基本模塊：掃描、存儲、瀏覽，同時輸出黑白、彩色、灰度
PerfectBook3.0軟件模塊：獨有書刊曲線校正技術，自動識別頁面大小、自動切分、曲線校正、糾斜、雙掃描頭表面糾偏、手指刪除
64位圖像處理芯片、LED照明系統對焦
