訪遼寧省高校實驗室工作研究會秘書長白彥華教授

2005年春季全國高教儀器設備展示會的幕后功臣

——訪遼寧省高校實驗室工作研究會秘書長白彥華教授 

    5月12日至14日在大連召開的“2005年春季全國高教儀器設備展示會”已經勝利閉幕，本次會議不僅在規模和設施上居歷屆之首，其整體組織結構也與以往不同，首先承辦工作由展示會舉辦地遼寧省高校實驗室管理研究會和大連市教育局的共同協作，這一組織結構的改變從某種意義來講，加大了整體操作的難度，能夠順暢地在這種來自多層次行政機構、人數眾多的工作團中調度有方、高度協調，這完全可以稱得上是一種藝術了?，F在展示會已畫上了完滿的句號，會務工作的成功已經是毋庸置疑，其間為了深入了解工作組的內幕，教育裝備采購網在會議接近尾聲時，對遼寧省高校實驗室工作研究會秘書長、展示會組委會副秘書長、沈陽工業大學國有資產管理處處長白彥華教授進行了專訪。 
    在這次展會組委會中，白彥華教授不僅是副秘書長，還是會務組組長、兼財務組組長，所負責的都是展示會的核心工作。但是之前本站記者并沒有在開幕式的講臺上看到白教授的身影，能夠找到他采訪還是通過比較熟識的組委會王興邦副主任的介紹：“所有展會的工作都是白教授他們具體安排的，對于組織工作的細節，他是最有發言權的。”為此，記者在組委會的駐地守候了多時，才終于“抓”到了行色匆匆的白教授，知道到記者的采訪意圖之后，他略顯為難：“實在是不好安排時間，我這邊事情很多。”但是記者再三爭取終于留下了白教授的電話，此后一整天時間又經多次電話聯絡，才在5月13日晚九點以后見到了白教授。當時他還在財務室里接著電話，多日的忙碌已經使他的聲音變得暗啞。于老師在招呼記者時提到：從展示會開幕之前的幾天一直到現在，沒有在晚上12點以前睡過覺，白教授更是異常辛苦，為了切實了解各地參觀團的安置情況，他今天把所有參觀團的駐地跑了個遍，剛剛才吃完晚飯。 
    帶著歉疚的心情，記者坐在一邊等著白教授打完了電話。沒有多少寒暄，白教授直接進入話題，聲音雖然略低卻非常流暢地回答著記者的問題。 
    問題首先從本次展示會承辦單位的組成開始，白教授開誠布公地談道：由于承辦工作是遼寧省高校實驗室管理研究會和大連市教育局兩個單位共同完成，如果相互之間協調不好，反而會引（起）整體工作的混亂，在工作的組織協調上比以往加大了難度。但是，我們兩家單位的工作配合還是不錯的，本著忠實承諾、一心要把展示會辦好的目的，大家都是通力合作，并且在工作分配上比一家獨辦考慮得更多、更充分。由于協調得好，兩家單位都能夠發揮各自所長。 
    但是，在事先的籌劃上，組委會也把雙方一旦合作不成的情況考慮在內，同時制定了相應的措施，白教授所處的位置正是平衡雙方的中心點，如何保證工作的順利就成了白教授每時每刻都要關注和協調的問題。白教授說，協調者應該掌握一定的尺度，不應過多介入實施者的工作細節，只要大家能夠按照最初的分工將工作做好、達到預期的目的即可，我們實行的是最終目標管理，中間具體的工作應該放手讓執行者去做。對于大連市教育局來講，票務、交通及醫療安全是他們強項；而遼寧省高校實驗室管理研究會則屬于群眾性的社團組織，秉承的是“大家事、大家辦”的原則，分工合作、各盡所能是一貫的風格。因此上，相互協作就成了自然而然的事情。這次工作組成員分別來自全省的30多所高校，幾乎將所有高校的設備處長和實驗室教務處長都借用了過來，有的學校甚至請過來了五、六位老師。所以從某種意義上來說，這次會議應該是全省高校共同承辦的，而這其中頂多需要有個能牽頭的單位而已。 
    在結束以上話題時筆者不禁有些感慨：凡事單單從表面現象觀察，是根本無法知道其背后的事實的。像這次展會，整體上熱熱鬧鬧的，所有人都看得興高采烈，如果不是因為這次采訪，記者無論如何也想象不到它背后的工作竟是如此地復雜，不是善于管理的能者根本無法理清頭緒。 
    那么，對于如此規模巨大、參預單位眾多、工作人員眾多的活動，其整個工作籌備的時間應該不會短，具體是什么時候開始的呢？對此，白教授明確告知：實質性的工作階段是從去年9月份開始的，那時的大連世界博覽廣場還在裝修，所有會議選址人員都是提心吊膽的，真怕它在開展時還沒能完工。然而事實證明：選擇大連世界博覽廣場為會址是正確的，這對展示會的成功舉辦起到了直接作用。 
    抱著收獲果實的心態，記者又滿懷期待地提出了這樣的問題：這次展示會在大連的成功是否意味著，其組織形式可以成為今后舉辦展會的借鑒模式呢？本指望可以獲得肯定的回答，但白教授卻給記者潑了一瓢冷水：未必！對于如此直白的回答，記者有些難以適應，連忙詢問原因，白教授疲憊地看著記者說道：這種組織形式不是所有地方都可以適用的，操作難度和復雜性太大，如果不能順利地多方協調，將會給整個工作帶來障礙，因此這種模式不是最佳選擇。 
    然而，本次展示會組織工作的成功不可能不令人驚訝和興奮，記者還是希望能夠多了解一些成功的經驗。白教授沒有因為記者的多話而不耐煩，依然穩妥地回答著每一個問題：雖然因為參預人員較多，增加了會議的成本，但我們舉辦展會并沒有把經濟利益放在第一位上，很多事情都是干不干的問題、是想不想付出的問題。組織者和參會者之間不可能沒有問題出現，關鍵是出現問題時我們能不能改進；對于一些無法更改的問題，我們如何面對？舉例來說，對于展示會的住宿安排，就屬于不能隨意更改的項目，那么遇到情況時，我們就要在其他方面進行彌補，盡最大努力保證參會代表最終滿意。像今天我們就是去走訪代表住宿的地點，親身體驗那里的環境，看看還有哪些方面需要改進，到目前為止，這個工作還沒有完成，需要繼續進行。 
    作為承辦單位，我們應該在細節上有更多的考慮，需要根據供需雙方的特點加以區別：對于供方代表，我們提供了高、中、低多種檔次的賓館讓其根據自身情況自由選擇，相比較于居住環境來講，他們更注重的是展會的人氣；由于高校系統展示會的特殊性，作為參會的需方代表的主體都是各高校設備管理與采購人員，每次參會的數量都是差不多的，但這次僅住會的需方代表比以往多400余人，再加上我們請來了大連及沈陽的近2000名老師們，他們對于產品的認知比起設備采購人員更具有權威性，也能與供方人員產生良好的互動效果，在獲得產品最新信息的同時，也能為供方產品技術的提高提出非常重要的參考意見，邀請一線教師參會是利益供需雙方的有效舉措。 
    因為參會人員的增加、預防突發情況的各種措施等等方面的原因，使這次展會從表面上看起來好像增加了支出，身兼財務組組長的白教授非常坦然地接受了這個事實，而在另一方面，他卻協同工作組在運作上節省了大量的開支。以財務角度來看，這是一種非常正確的經濟管理方法。白教授指著正在埋頭工作的于老師說，你看這么晚了，于老師還在數飯票，每天都要忙到半夜里。我們的這項工作不是為了限制代表們吃飯，而是為了杜絕浪費、是對賓館和聯絡員的一種約束。如果各代表團的聯絡員不能克盡職守虛報、錯報用餐人數，每天所造成的浪費就會遠遠大于那些為完善服務而增加的支出。然而，如果真的有代表因為個人的原因而吃不到飯，我們必定會及時為他補上，讓每一位參會代表滿意是我們工作的首要目標。 
    采訪時間已近一個小時，白教授不由為記者的晚歸而擔心起來，關切地詢問記者和同伴的住所以及回駐所的交通問題，為了不讓白教授過分擔心，也希望他今天能早些休息，記者起身結束了采訪。 
    第二天，記者又一次來到展示會會場，展廳中人流川梭，一張張參展商的笑臉和老師們閃動興奮光芒的眼眸交相輝映，讓人不由得陶醉在一片成功與希望的光影之中。奇怪的是，記者的腦海卻在不斷閃現著昨夜在會務組中見到的疲憊和焦慮的眼神?；叵氘敵蹰_幕式時，那里許多忙碌的身影都沒有出現在講臺上，如果記者沒有得到高人指點，永遠都不會知道那些幕后工作者的艱辛和不易。如果說舞臺上容光煥發的講演者是這次大會的英雄，那么這些在幕后默默付出的人們就更是當之無愧的功臣！記者非常慶幸能夠獲得這個采訪的機會——這是個可以親眼見到、深入了解那些幕后鮮為人知事跡的機會，希望記者的筆可以在流逝的時間里印下他們曾經傾力付出的痕跡…… 
                                                                                                網站采編  籽言

相關文章:
·關于召開2005春季全國高教儀器設備展示會的通知

·2005年春季全國高教儀器設備展示會在大連隆重召開

·2005年春季全國高教儀器設備展示會開幕詞

·2005年春季全國高教儀器設備展示會組織工作的特點

·2005春季全國高教儀器設備展示會花絮

 返回展會專題>>