學籍檔案是記載學生在校期間學習及其他表現情況的原始資料。近來，因升學就業、職稱職務晉升、出國深造、檔案審核、政治審查等原因，南昌工程學院各地校友對學籍檔案和證明材料的需求日益高漲，該校檔案館以黨史學習教育為契機，深入開展“我為群眾辦實事”實踐活動，充分利用現代技術賦能檔案服務，開展學生檔案云申請服務，讓數據多跑路，校友少跑腿，切實解決群眾所需。
響應民生關切，科學搭建平臺。以往的學籍檔案利用只能在現場辦理，校友或代辦方總有一方奔波在路上。南昌工程學院檔案館立足供用實際，急校友之所急，想校友之所想，推動網上服務“上馬”“加碼”。隨著網絡技術的發展和媒體平臺的普及，檔案館及時調整工作思路，在前期開展的郵件預約申辦業務的基礎上，充分調配館內資源，做好服務平臺的規劃與整合，通過“南昌工程學院檔案館”開通“云”服務，通過網絡申辦渠道，讓校友的利用需求在“云間”匯集。
助力疫情防控，檔案快遞到家。為使該項舉措更加廣泛地惠及校友，檔案館持續提升內部管理水平，加強對外宣傳推介，提高服務覆蓋率和滿意度。疫情期間，網上申辦、線下寄遞的不見面式服務，有效緩解了疫情期間人員聚集、省卻了校友異地奔波之苦。面對校友的急切需求，該校檔案館堅持1個工作日內快速辦結。暑假期間，檔案館積極做好假期值守，確保服務不斷“檔”，兩日內辦結率達100%。目前，該平臺已服務校友近600人。
使命時刻在線，服務不斷提升。為確保網上服務效果，檔案館根據校友建議和反饋，多次完善網上申辦功能、優化申請表單、開通線上咨詢，從單向聯系到雙向互動，從問事咨詢到辦事解困，小小的微信服務使校友與學校的聯系更加緊密。如今的網上申辦，受理狀態、辦理進度一目了然，每位校友都有“專屬顧問”，為校友查檔和咨詢提供細致的跟進和答復。即使在非工作日，語料豐富的答復機器人和永不下線的“專屬顧問”也將全天候地為校友提供咨詢與利用服務。
學籍檔案云服務是南昌工程學院檔案館踐行初心使命、為群眾辦實事辦好事的一大舉措，也是對江西省開展有關便民高頻服務事項異地通辦精神的熱切回應，解決了廣大校友異地利用檔案的困擾，進一步提高了檔案服務的質量和效率，得到校友的一致肯定。（程巧 潘旭）
