我國教育信息化設備投入,從2012年三通兩平臺建設至今,已近萬億資金,成功將基礎網絡、電教設備覆蓋到全國80%以上學校,也因此讓學校設備資產越來越重。某省教育局曾統計轄區內中小學教學儀器種類,物理、生物、化學、音樂、體育、美術、科學七個學科的教學儀器設備共計2145種,加上管理、后勤設備,數量多達3000余種。如此多設備資產,如何有效管理,提高使用效益?是很多學校正在探討的問題。在教育信息化2.0階段,數字化是幫助學校解決設備資產管理問題的唯一有效方法!
學校忽視設備管理將釀成嚴重后果
2019年北京海淀某中職學校電工利用電腦維護人員上下班的時間差,在長達9個月的時間內,頻繁潛入電腦室,偷走4個電腦硬盤、20根內存條,變賣獲利2400元,導致學生無法正常上機操作,家長集體上訴到教育局。
無獨有偶。2018年南京某高校計算機院系負責人,偷竊120根服務器內存條,獲利72000元,導致該校新購買的服務器無法正常工作,被警方刑事拘留。該校管理失職,教職工監守自盜的丑聞令學校蒙羞。
學校資產設備管理不善,釀成更嚴重事故時有發生。2016年華東大學研二學生郭宏振在實驗室操作添加高錳酸鉀動作時,由于實驗室沒有配備護目鏡,室內三個通風廚均無法使用,導致發生爆炸。學校與郭同學因事故責任產生糾紛,郭同學向學校索賠170萬,至今仍在打官司。
2006年天津大學校長單平挪用學校資金炒股造成大量國有資產流失,社會反響強烈,單平被撤職,并撤銷天津市人大常委會罷免全國人大代表職務。
千里之堤毀于蟻穴。學校是青少年學習生活的主要場所,每一種設備都關系孩子們的生命安全和受教育的質量。但我們也知道學校教學任務繁重,對設備資產疏于管理的現象普遍存在。放任設備遺失、損壞不能及時維修、重復購置等問題不管,輕則影響正常教學,損害學校名譽,重則追究校長責任,學校承擔法律后果。
設備資產越來越重,學校管理難題凸顯
隨著國家對教育的重視程度提高,學校設備資產越來越重,實驗室、教室、辦公室、功能室等場所配置的教學、科研、管理設備不斷增加,舊有設備更新量越來越大,以前人工管理的方式已經不能滿足現有設備狀況。
江西省教育技術裝備站高老師告訴我們:“裝備資產管理的手工化記賬方式造成數據缺少、不系統、不準確,甚至自相矛盾等情況時有發生,每年上報資產數據做著大量的高成本、低效率、重復性的工作,影響各級領導決策和各項具體裝備工作的實施。同時,大部分學校的實驗室管理和圖書館管理還處于傳統的、粗獷的管理階段,沒有借助信息化手段,管理工作強度大、效益低下的狀況普遍存在?！?/p>
吉林某中職院校設備科劉老師說:“目前我校設備科人員每天兩次檢查,中午及下班認真檢查機房設備是否完好。雖能及時發現設備的使用情況,但并不能做到實時監控。對于損壞的設備無法追蹤根源,無法從根本上杜絕不正當的使用?！?/p>
根據我們的調查,目前學校設備資產管理普遍存在以下問題:
1. 管理部門內部崗位間,職能相互交叉,存在多頭輸入情況,導致管理軟件與實際管
理脫節,需要后期人工多頭核實物帳的情況普遍;
2. 學?，F有實物管理,很多只建立了財務臺賬,沒有跟蹤實物資產實際使用過程、尤
其是供應商服務過程做管理,給基層實物管理人員統計、核查、追蹤數據帶來困難;
3. 學校的采購計劃與各部門的調研實測有差距,導致重復或者定位不準,不能提供原
始數據支撐;
4. 現有實物資產沒有做到一物一碼,管理軟件只能滿足上報需要,不能滿足基層資產
日常管理的實際需要;
5. 由于管理不當,導致儀器設備流失、閑置、重置等問題頻繁出現。
以上這些現象只是冰山一角,資產設備管理不當導致的各類問題,究其原因,主要是
管理層不重視,制度不健全,責任不明確,方法不當造成的。解決方法只能借助數字化手段對癥下藥。
數字化是解決學校資產設備管理難題的唯一有效辦法
教育信息化2.0遇上新基建,5G、大數據、云計算技術將能夠解決教育領域的諸多“痛點”,其中就包括學校資產設備管理的老大難問題。
現代管理學認為,學校設備資產是以“物”為核心的管理,傳統的管理方式是以人為中心。維保數字化時代來臨,不少企事業單位正試圖轉變原有報修方式,以及重視對供應商服務過程的管理,以補齊資產全生命周期數字化運營管理的短板,形成管理閉環。
圖:深圳喆云信息科技有限公司CEO閆哲
深圳喆云信息科技有限公司CEO閆哲告訴我們這樣一種現象:“許多學校已經從傳統電話、或人工等老舊的報修方式過渡到了利用微信群、公眾號、PC官網、二維碼等多通道報修,并且利用線上化的互聯網工具實現服務過程的實時、可視化、數字化管理,管理效率極大提升,使得設備資產的利用率大大提高,更好地保障教學業務的順利開展?！?/p>
那么,數字化管理與人工管理相比,優勢在哪里?
首先,是節省人工成本。原來要3個人花6天時間才能盤點完的設備,數字化之后,只需要1個人2天就能完成,節省2/3的人力。
其次,是更規范。原來賬外資產普遍存在,資產漏報嚴重,數字化之后,各類設備的購買、安裝、維修、折舊等全生命周期信息集成在一個平臺上,學校多個部門可以協同管理。
圖:兔尾巴設備資產全生命周期管理系統界面
再次,是責任到人,管理有效。原來管理責任不明確,設備歸總務處管,還是信息中心管,還是各班級自己負責?沒有明確的責任人,即便有了責任人,但相關信息、日常使用、維保過程等數據散落在不同部門不同人員,不同介質上,很難發現問題。
數字化之后,總務處作為管理責任主體,教學處、安全辦、信息中心等各職能部門作為二級管理單位,各年級作為三級管理單位,層層落實,校長可以在管理平臺上進行有效監督。
有企業做過統計,管理數字化之后,一年可以節省內勤開支200萬,業績增長133%。同樣,學?？梢酝ㄟ^數字化轉型,節省管理成本,集中精力放在教學核心業務上。
目前,智慧校園建設如火如荼,學?？梢酝ㄟ^以下3種方式獲取設備資產管理系統。我們比較了一下每種方式的優劣。
第一種,學校自主研發。需要一支有實力的研發團隊和一筆不小的研發經費,一般學校負擔不起。
第二種,購置成套系統管理軟件。一次性購買需要幾十萬,甚至上百萬,后續系統維護還要花一筆不小的費用,同樣負擔過重。
第三種,SaaS模式購買軟件服務。學校無需購買軟件、建設機房、招聘IT人員,即可根據實際需要的功能模塊,向SaaS供應商租賃軟件服務,租賃費用按人頭計算,比如兔尾巴設備資產全生命周期管理系統,資產版每人每天僅需7元。
美國的最新數據顯示,超過78%的企業已經使用或考慮使用SaaS模式。SaaS服務模式是未來管理軟件的發展趨勢?，F在廣泛使用的微文檔、釘釘,以及各類智慧校園軟件基本采用的是SaaS模式。
全生命周期管理解決學校設備資產管理的三大難題
我們以兔尾巴設備資產管理SaaS系統為例,分析全生命周期管理系統能夠為學校解決哪些問題。
圖:兔尾巴商標
首先,解決了管什么的問題。傳統管理軟件主要管財務,電算化記賬,實物臺賬登記,固定資產上報。全生命周期設備資產管理系統的首要任務是將實物從購買開始就管起來,涵蓋安裝、調試、使用、維護、借還、折舊整個過程,所以形象地稱之為“全生命周期”管理。
目前,已經有很多學校采用了這樣的管理系統。以前繁重的設備管理變得十分簡單:任何老師都可以輕松地為每個設備貼上活碼,通過掃碼,系統會提供實物清單供錄入者匹配,如果清單中沒有該實物,只需要拍照上傳到系統中,即可完成匹配。
深圳喆云信息科技有限公司CEO閆哲詮釋道:“活碼資產標簽取代傳統條碼資產標
簽,可以先盲貼,解決標簽與實物如何快速一一對應的難題,減輕了人力負擔,讓貼碼這項工作更加輕松,簡單。另外由于活碼的內容可以編輯變化,帶來更多的管理模式變革?！?/p>
活碼與設備完成匹配后,系統會關聯每個設備的數據。這些數據從供應商出貨開始就記錄在案,比如何時由哪位供應商送貨到達學校,由誰簽收;設備何時被分配到學校哪個職能部門,由誰負責管理;何時由哪位維修人員進行了維護;何時由誰報告了故障,故障何時被何人清除……直到該設備到了使用年限,退出使用,所有數據都動態記錄在管理系統中。
運用這些數據,學?？梢宰龊芏嘤行У墓芾?。比如每個職能部門的實物資產在系統中一目了然,不需要實地盤點;對第三方設備運營維護人員能夠進行履職監察,維護是否及時,效果如何,學校管理者遠程就能了如指掌,出現問題有據可查;儀器設備的報修、故障清除等以前散落在微信的信息,統一收集到系統中,管理者可以追根溯源,對設備、使用者、維護者進行考評。
以上我們僅僅列舉了簡單幾條管理者可以應用的功能。這些功能可以根據學校需要進行模塊化增加和刪減。
第二點,誰來管的問題變得很清晰。以前設備資產由專門的職能部門來管,比如總務
處?，F在使用設備的部門是直接管理者,每一位老師都可以管理他使用過的設備,比如教室電腦壞了,他可以利用微信掃描電腦上的活碼,進行報修。報修信息就會立刻自動推送給運維方工程師,之后所有的服務過程如誰接單、派誰上門、什么時間上門、最后的維修方案都會被記錄在系統。這位老師所在部門、學?？倓仗幫ㄟ^系統,可以全程跟蹤、監督該次維修進展,并對運維方進行評價。
兔尾巴CEO閆哲總結道:“這套系統解決了企事業單位設備資產的財務+實物日常+運維服務跨部門、跨供應商協同管理,實現了資產設備全生命周期管理,資產管理部門擺脫了以往繁重的管理工作,變身為資產運營監控?！?/p>
第三點,解決了怎么管效率高的問題。以前靠人工來管,耗時耗力,效果差?，F在采用全生命周期管理系統來管,發生在設備資產上的所有“結點”都記錄在系統上,形成資產履歷。根據學校管理需要,系統自動統計所需數據,并自動分析。比如,學校設備資產在用、閑置、故障等實時家底一目了然。
兔尾巴是全生命周期設備資產管理系統的佼佼者
兔尾巴設備資產管理SaaS平臺是深圳喆云信息科技有限公司的主打產品,為設備生產商、銷售商、使用者、運維服務方通過模塊化配置,提供新一代的全員資產管理解決方案和各種售后服務管理系統,并且可以利用平臺方便地對接ERP、CRM、OA、HR等系統,并且支持公有云、私有云、混合云部署,以滿足不同用戶的使用場景。
兔尾巴的核心研發團隊來自于IBM、Oracle、華為、中國電信等專業企業級IAAS、PAAS、SaaS云服務商,均具有15年以上的行業市場、研發、業務咨詢等領域從業經驗。CEO閆哲曾在Lenovo、HP、IBM、Oracle工作20年,一直從事服務企業信息化的相關工作。
閆哲表示:“我們的初心是建設、運營積木式的SaaS生態平臺-(Enterprise---Enterprise Bus),為甲方提供面向未來的全員資產管理系統,為乙方提供可跨企業協同的售后服務系統,通過自研、對接第三方應用、二次擴展開發這三種方式賦能設備采購、使用、制造、銷售、運維等類型企業,幫助他們快速上云,實現管理+互聯網,全面數字化轉型以及跨企業協同?！?/p>
在教育信息化2.0階段,會有越來越多的應用系統進入學校。學校開始眼花繚亂,該如何選擇呢?閆哲分享道:“學校應該選擇底層技術架構具有高擴展性的,能夠方便對接第三方應用的系統,并且可以支持二次開發,具有PAAS層的應用提供商的服務,這樣可以保護信息化的投資效益。兔尾巴SaaS平臺正是這樣的系統?！?/p>
作為SaaS系統,需要不斷升級迭代,才能滿足多元用戶需求,更需要做好運營維護,才能讓用戶真正用起來,解決實際問題。
據了解,兔尾巴設備資產全生命周期管理系統自2017年面市以來,平均每2周要升級一次,以保障用戶一直可以享用到最佳的系統功能,以及與設備使用方、維保方、廠商等多方跨企業業務協同順暢開展。
目前,兔尾巴全生命周期設備資產管理SaaS系統已經服務了互聯網、政府、教育、醫療、制造業、設備維修、金融、IT等行業用戶。在教育領域,兔尾巴將先進的管理方法與管理工具以及云計算、大數據等技術運用到學校的業務管理中,幫助學校及教育局等教育主管機關在產業互聯網時代打造教育管理的數字化新基建,助力學校管理的全面數字化轉型。
