清華大學正在積極擁抱互聯網，將內控內化于信息化平臺之中，解決設備采購和資產管理中的痛點。
清華大學于1月8日上線“設備全生命周期管理平臺”，目前已順利通過學校采購和入賬報銷“雙高峰”的高頻業務檢驗。經過4個月實戰檢驗，各項指標均達到設計預期。
自建平臺并非易事，清華大學緣何要啃硬骨頭？清華大學“設備全生命周期管理平臺”上線后給各方帶來了哪些改變？清華大學又是如何將資產管理以及內控建設內化于“設備全生命周期平臺”的建設中？帶著問題，記者走進了清華大學實驗室與設備處。
必然且必要的選擇
清華大學“設備全生命周期管理平臺”究竟長啥樣？
據介紹，該平臺是一個集中了業務管理、采購交易、師生服務、監督內控“四大板塊”的一體化智能業務平臺，通過12個子系統近100項業務流，整合了“采購申請、執行、合同管理、進口外貿、驗收建賬、資產管理”等業務環節，實現了設備采購與資產管理全生命周期、全過程閉環管理。
看上去很復雜。事實上，作為頂尖學府，清華大學擁有國內頂尖實驗室,承接國家級科研項目，因此，清華大學設備采購和資產管理的復雜度要遠超于此。
“設備采購規模大，涉及面廣。涵蓋了與教學科研儀器設備、材料、試劑、實驗動物、實驗被服裝具、公車、成品軟件、家具和低值易耗品有關的所有采購?！鼻迦A大學實驗室與設備處副處長楊柳邊介紹邊拿給了記者一組數據：2018年清華大學采購規模達14.31億元，簽訂合同7304份。國內合同6167份，合同金額8.34億元，進口合同1137份，合同金額8705.59萬美元，約合人民幣6.01億元。其中，招標項目308個，合計預算總額7.96億元，比2017年全年增長6.85%；公開招標項目172個，采購規模5.66億元；免招標項目107個，采購規模1.77億元。
記者了解到，清華大學設備采購金額連續四年超過10億元，居全國高校之首。平均每個工作日簽訂合同30個。
“除了采購面廣，我校還面臨采購復雜度高等問題。比如實驗室用到的老鼠采購中會涉及到環境問題。這些因素在采購過程中都需要考量?！睏盍M一步介紹道。
設備采購規模大、采購復雜度高、采購方式多樣、采購環節多……加之設備入庫后的資產管理，“設備全生命周期管理平臺”建設是一項必然又緊迫的工作。
在楊柳看來，實現設備從采購到入庫再到后期的資管等環節數據流的全貫穿，是“全生命周期管理平臺”最難實現的部分。
“以往的采購模式形成了多個信息孤島，數據難以打通?，F在我們利用信息化手段，實現模塊與模塊之間的銜接，讓數據從始至終的貫通，真正實現設備全生命周期留痕?！睘榱俗層浾吒菀桌斫?，楊柳向記者展示了該平臺。
平臺界面清晰友好，記者可以清楚地看到從設備采購申請、采購實施、進口外貿、合同及履約到驗收入庫、財務報銷、調撥調劑、資產報廢處置等模塊。正是這些模塊形成了設備全生命周期業務鏈條。
給各方松松綁
相對于平臺功能，記者更好奇的是：上線數月的“設備全生命周期管理平臺”究竟給采購各方帶來哪些變化？
以往，從設備采購到財務報銷一系列工作，科研人員操作起來可能要比做實驗和寫論文還復雜。平臺的上線，著實把科研工作者從他們不擅長的領域解脫出來，將時間和精力投入到科研工作中。
記者了解到，“設備全生命周期管理平臺”將從前多套系統整合為如今統一平臺，并提供“一站式服務大廳”，精簡流程；同時，平臺提供分權與代理機制，教師可授權學生、臨聘、助理等人員代辦業務，減少教授們在業務上的時間投入。
采購申請直接可以通過線上完成。楊柳向記者展示了平臺在線簽批功能。設備具體的采購人還可以通過平臺中“查看采購過程”這一模塊，查看項目進度。項目所處時間節點以及每個節點的用時，一目了然。
“除了可視化查詢項目實時進度，我們還實現了通過手機短信和微信進行業務通知，減少了師生跑腿，縮短辦結周期?！睏盍吔榻B邊打開了手機端業務界面?！澳憧催@個采購申請，半個小時就實現了簽批。負責簽批的領導會在手機上看到項目申請相關提醒，及時予以處理?！?/p>
記者了解到，清華大學實驗室與設備處還開發了手機移動端業務功能，目前實現了業務通知、審批與查詢，并與“清華信息服務”企業號對接，做到“管理隨身、服務同行”的便捷應用。
享受采購環節“最多跑一次”的不僅僅是采購人。記者了解到，“全生命周期管理平臺”已實現了管理業務全流程電子化覆蓋，通過搭建供應商網上參與的比選、招標、磋商、談判、商城直購（在建）電子化采購交易平臺，實現供應商參與采購活動“最多跑一次”，有效降低交易成本。放管結合，清華大學實驗室與設備處還建立供應商實名認證和信用體系，通過高校采購行業共享互認的“紅黃牌”機制，有效降低履約風險。
“目前我們供應商服務平臺已經有近1000家供應商入庫。并且我們還在不斷招募供應商入庫?！睏盍M一步介紹。
讓采購更科學
高校資產管理的狀況直接影響著“一流大學”和“一流學科”建設的進程和質量。近年來，高校愈發重視風險管理與內控建設，清華亦然。
據介紹，2017年下半年清華大學實驗室與設備處就在國內高校進行業務調研，2018年第一季度進行采購和資產軟件調研，2018年第二季度進行業務需求梳理……在初期平臺的設計中，比較重要的部分就是將清華在內控方面的管理機制體制內化到信息系統之中。
“我們的設計理念是：讓采購與資產協同，發揮一體化管理價值?！睏盍M一步向記者解釋：經費預算“流過”采購環節后，一般情況下都以資產的形態留存下來，而設備采購是資產管理的來源和入口，資產管理又是采購效益評價和內控管理的支撐環節。所以，實現設備采購與資產管理的一體化協同發展，既能減少各類信息流轉的成本，提高管理效率，還能在全程追溯、監督內控、預算效益評價等方面取得巨大管理成效。
不僅如此，平臺在采購驗收后續銜接方面做了大量的管理創新，在設備資產管理領域建立了實名制、定期自查、全程可追溯，旨在堵住虛假采購和資產流失兩大管理風險。
不過，在楊柳看來，“設備全生命周期管理平臺”更強大的地方在于，可以為采購計劃的合理性提供科學的決策支撐。
“利用跨部門、跨系統的業務整合和系統對接實現了實驗室與設備處、財務處、資產處協同，實現了信息共享和業務聯動；與此同時，我們建立了大數據中心，為后續績效管理、科學配置、輔助決策奠定基礎?！睏盍M一步解釋。
據透露，接下來平臺還有部分規劃內容會逐步實施，特別是隨著《深化政府采購制度改革方案細則》即將落地，清華設備采購工作會對平臺提出更高的要求。平臺會在全面內控、績效評價、采購商城、評審專家共享等領域不斷發力，緊扣“深改”主題，深化“放管服”改革，持續迭代進化，更好地服務清華大學發展的各項工作。
