——訪北京科技大學信息化建設與管理辦公室主任楊德斌
楊德斌 北京科技大學信息化建設與管理辦公室主任
迎新首先要解決流程問題
2017年迎新季，北科大如期迎來了2017級新生。迎新現場，各個學院都在使用著簡單快捷的“刷碼報到”，但是在高等工程學院和化學與生物工程學院的迎新臺前，新生卻新奇地發現自己竟然可以刷臉報到了。經過電腦前的攝像頭，迎新報到系統就能快速識別出新生的身份信息，迎新終端上也準確同步出新生的姓名、專業、學號、照片等個人信息，工作人員輕點鼠標就快速完成了報到過程。
“刷臉報到”是這幾年北科大信息化系列迎新中的又一個創新。2017年新生使用刷臉報到的目的并不是要縮減報到時間，早在2013年，北科大就已經通過“一碼刷報”把報到過程精簡到了幾分鐘內。北科大信息化建設與管理辦公室主任楊德斌說，之所以今年新增了刷臉報到，一是讓學生們親身感受科技的魅力，激發他們對科技的興趣，讓他們從一踏入大學就感受到科技所在;二是為今后其他“刷臉”應用奠定良好基礎。
北科大的信息化迎新早在2013年就開始應用了，這5年中，信息辦每年都會圍繞職能部門、新生和家長的實際訴求，緊隨互聯網技術的發展進行優化和完善。北科大信息化部門用“以人為本、應需而變，用心設計，精心打磨”的理念來不斷打磨著迎新系統。
楊德斌介紹說，從2012年起，他們就深入一些學校實地考察，發現許多學校盡管已經使用了迎新系統，但是并不能很好地解決線上和線下的有效融合問題，一些線下的流程依然繁雜，實際的迎新過程中仍然有不少不夠合理的問題，這顯然不是迎新系統的初衷。
他認為，迎新系統首先要解決傳統迎新中的“堵點”問題，這些堵點主要集中在各種手續的辦理和填報上，因此網上迎新系統的核心應該實現“網前移、早溝通，簡流程、易報到”這些關鍵點。“網前移、早溝通”就是利用迎新網和網上報到系統，把線下的工作前移到網上、線上;“簡流程、易辦理”即通過整合、簡化流程，實現便捷的報到，這也是信息化迎新最初的理念。
人性化的迎新系統
總結5年來的實踐，楊德斌認為，對北科大來說，信息化迎新實現了三個關鍵詞：“心”、“新”和“芯”。
首先是“心”--一套實用、好用、耐用的迎新系統不僅要贏得學生和家長的心，還要贏得使用部門的心，即“數字贏心”。為此，他們做了迎新網站。“想新生所想，為家長服務”，迎新網站推出之后，吸引了眾多的訪客，后來陸續有一些學校高度模仿乃至照搬，楊德斌認為，這從某種角度上是對北科大信息化迎新的一種認可。迎新網站上提供了很多新生關注的實用、新鮮的信息，從衣食住行到學習科研，覆蓋面廣、更新及時。
“網上報到”是北科大信息化迎新的重要模塊，其中的一個用心之作是學生到校前完成網上報到后，系統會自動生成一張通往北科大的“電子車票”，起點是“我的家”，終點是“北科大”。這張“電子車票”中有個細節，就是“檢票口”。楊德斌說：“由于是按照專業錄取，報到時專業相近的學生不知道該去哪個學院報到。為此，我們請各個學院在報到臺上標注了序號，‘檢票口’就是‘報到臺’的序號，按臺號報到，學生這下就不會發懵了。”
北科大網上報到的另一個小的細節是：新生報到的情況都會及時發送到家長的手機上。新生報到完成后，系統會自動發送短信給家長：“你的孩子已經完成報到，請您放心。”那些不能陪同新生報到的家長看到這樣的信息會特別放心。
其次是“新”--新理念、新流程、新管理，這是不同于以往迎新系統的特色所在。楊德斌把它概括為24個字“網前移、早溝通、簡流程、易辦理、知數據，曉過程、精服務、準決策。”
過去，學生往往是到校后才知道自己的輔導員、班主任、老鄉、舍友等各種信息?，F在，新生一收到錄取通知書就可以登錄系統，當大家都登錄了這個系統后，就等于提前認識了新同學，新舍友。楊德斌將之總結為：“一網知曉學校，刷臉現場報到，網上勝似現實，到校已是親人”。在這個過程中，信息安全是他們最為關注的。楊德斌介紹說，這個系統在技術上和管理上都進行了深度防范，比如，用戶登錄密碼采用一人一密，隨機加密等。
“知數據”是對學院和職能部門有特別幫助的一個模塊。有效的數據可以在管理和決策中發揮出重要的作用。如在迎新系統中，根據新生到校時乘坐的車次、交通工具等信息，學校在統一派發迎新交通工具的時候就能精準地調度，對于送新生的車輛也會提前預留車位，下一步還將對接車輛出入系統，實現車牌號的自動識別和身份匹配。
報到現場有兩個醒目的大屏幕，實時將各種數據匯集并即時推送到大屏幕上。楊德斌說，這個靈感源自他在首都機場候機時看到的機場信息顯示屏?，F場迎新大屏幕上的數據信息也被推送到了各類終端，無論是校內大屏幕，還是遠端的電腦、手機端都可以實時了解和掌握新生報到、住宿辦理等各類數據，“現場實況直播”可即時查看報到現場的實況。迎新現場、住宿辦理的工作人員能根據實時信息調整對未辦報到學生的工作安排，迎新更加科學化、精準化。“我們還會對迎新大數據進行分析，生成迎新數據白皮書。”
第三是“芯”--這指的是迎新過程中的技術內核。短信、微信平臺的應用，支持第三方支付的電子繳費平臺，體檢表等各類表格的自動生成和自助打印，各類數據的自動同步和分發，試點學院網上自主選導師，新媒體技術的融入等成了迎新系統中不可或缺的手段。
在迎新系統設計實踐中，安全被放到一個極重要的位置來考慮。楊德斌介紹說，學校還特別注重新生前期的信息安全意識教育，保衛、學工等部門利用信息化迎新平臺和迎新網站前期就向新生和家長推送了很多關于防騙的提示、提醒、安全教育等信息。
目前，整個迎新系統也越來越人性化?？紤]到了不同的應用場景，比如本科生和研究生的報到方式就有所不同，本科生大部分是沒來過學校的，所以他們的現場報到集中在學校的體育館等場所，而研究生在面試的時候就已經熟悉了學院，所以研究生的報到直接在學院進行，也方便他們直接與導師的聯系。以人為本的理念讓學生們擁有了越來越多的選擇。過去，研究生不能選宿舍，現在，研究生不僅能選宿舍還能選舍友。
楊德斌說，蘋果公司CEO庫克在MIT的演講上談到：“我不擔心人工智能能夠讓計算機像人類一樣思考，我更擔心人類像計算機一樣思考--沒有價值觀，沒有憐憫心，全然不顧后果……”而網絡文化發言人凱文·凱利，在其著作《科技想要什么》一文中指出，技術是進化的延伸，科技是一種生命，科技將具備人性。“這對我們做信息化應用有很大的啟發。我們的信息化應具有人性，這樣它才能真正服務好用戶。”楊德斌說。
