作者：李映天 編譯 來源： 《中國檔案報》 2013年07月29日
受現代信息技術飛速發展的影響，以幾何倍數增長的電子檔案已經成為各國政府亟待解決的問題，特別是對于處在現代信息技術前沿的發達國家，完善的電子檔案管理已經成為轉變政府工作職能，提高政府影響力、公信力及社會管理能力的標志之一。以美國為例，美國國家檔案館的電子檔案數量近年來飛速攀升，如郵件類的電子檔案，從里根時期的25萬件，到布什時期躍升至2000萬件，小布什時期更是達到了驚人的21億件，整整增長了8400倍。妥善保管并利用好這些電子檔案，成為美國實現“開放型政府”的必要支撐。
2009年1月，美國總統奧巴馬在第一屆任期中提出：“讓政府肩負起責任的辦法就是增強它的責任心與使命感，使各機構運行得更加透明，讓美國人民切實了解到每一個決策是怎樣產生的，是如何制定的，公民的權益是否得到了充分的尊重?！?010年，以“透明、合作、參與”為宗旨的開放型政府的目標被正式提出，宣告奧巴馬政府將致力于“建立一個始無前例的開放型政府。多方共同努力確保公眾的信任，最終建成政府與公民之間透明、合作、參與的機制與體系?！?
為應對這一局面，美國國家檔案館順勢而為，提出了“良好的檔案管理是實現開放型政府的支柱”這一觀點，并對電子檔案管理作出了系統的規劃，很快得到了奧巴馬總統的認可。
根據規劃，2012年11月，美國國家檔案館開始在政府范圍內廣泛開展電子檔案管理的政策研究與實踐。政府各部門必須指定一名高級官員負責檔案工作，改善和維護檔案管理程序，重點關注電子檔案管理;探尋合理、低成本的檔案管理政策及實踐中存在的潛在威脅。規劃同時提出，由行政管理與預算辦公室和檔案部門共同出臺“檔案文件管理指令”，重點解決有關電子檔案管理的相關問題，其中包括在政府范圍內構建一個兼具效率與成本效益的檔案管理框架;推進電子檔案管理政策的制訂與實施，提高政府開放程度，擴充檔案訪問渠道;順應形勢發展，適時從傳統的紙質檔案管理過渡到電子檔案管理等?！爸噶睢庇陕摪罡鞑块T、國家檔案館、人事管理辦公室以及行政管理與預算辦公室聯合執行。
“指令”明確了聯邦各部門對電子檔案管理的職責，同時對電子檔案的保存及管理提出了具體要求：
1.以電子格式管理2019年11月30日以前形成的、需永久保存的電子檔案，于2013年前提交具體規劃;
2.以可存取格式管理2016年11月30日前形成的、永久和暫時保存的電子郵件檔案;
3.在2013年前將保管期限超過30年的檔案全部移交并上報國家檔案館;
4.確保所有現存紙質和非電子格式檔案都有處理過程記錄，并于2016年前上報國家檔案館;
5.委派副部長級別的高級政府官員審查檔案管理的有關程序，直接負責監管工作效率和檔案法律法規遵守、政策實施的情況;
6.于2014年11月前完成所有相關工作人員的培訓，并獲得國家檔案館的資質認證。
作為“指令”的主要執行者，國家檔案館所承擔的責任則更為艱巨。包括：
1.于2013年前完成永久電子檔案移交指南及元數據標準的修訂;
2.制訂新的電子檔案管理指南，指導處理和移交電子郵件;
3.加大對自動化技術應用的調查與研究力度，提高檔案管理工作效率，同時加強與聯邦首席信息官員理事會、聯邦檔案文件理事會以及私人企業的聯系，出臺可行的自動化檔案管理解決方案;
4.在云構架、其他聯邦IT系統及商業化產品中植入檔案管理的需求;
5.對聯邦機構自身的電子檔案記錄進行靜態數據安全存儲及管理服務的可行性評估，并于2013年以前，完成基于云服務的非密電子檔案存儲與管理的可行性研究及準備工作;
6.重新修訂《通用檔案文件保管期限表》，增加對特殊檔案(如電子檔案)管理的要求;
7.召集副部級高級官員定期會晤，討論實施進展情況;
8.開發政府部門專用的分析工具以評估檔案管理運行程序的效率;
9.成立一個利益同盟來應對檔案管理的挑戰，該同盟包括信息科技、法律顧問和檔案管理方面的領軍級人物;
10.創建一個職業的檔案管理領導團隊，提升政府檔案工作人員和文件專業人士的角色定位，明確他們的職責，提高他們的技能。
對于美國國家檔案館以及聯邦文件管理機構而言，這是一個激動人心的時刻，可以預見到的是，美國的檔案文件將以電子格式產生、獲取、保存，并成為永恒的記憶。而現在的任務就是確保子孫后代用今天產生的電子檔案，掌握政府行使職責的過程，從了解這段歷史中受益。
