陜西省財政廳和省檔案局近日聯合出臺《陜西省政府采購檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），對政府采購檔案的歸集、管理等作出全面規定，促進政府采購監管部門、采購人、代理機構當好政府采購全程檔案的“見證者”。
《辦法》規定，政府采購檔案實行“誰采購、誰負責”，采購人承擔本單位政府采購活動檔案歸集、管理、利用和銷毀的主體責任。政府采購監督管理部門、采購人和采購代理機構要加強政府采購檔案管理，維護檔案的完整、準確和安全，便于社會各方面利用。政府采購檔案歸集應當包括采購預算、采購需求、采購意向、采購計劃、采購方式變更審批、采購進口產品核準、委托代理協議等前期文件資料；采購文件及其澄清或修改、采購公告、資格預審、答疑、供應商報名記錄等文件資料；投標或響應文件及其補充、修改或撤回，供應商資格審查，開標（談判、詢價）記錄和錄音錄像等開標文件資料；專家抽取、采購人代表授權、評審過程及評審報告等評審文件資料；中標或成交通知書、中標或成交公告等中標、成交文件資料；采購合同及其補充、修改、中止或終止、履約驗收、資金支付等文件資料；質疑及答復、投訴處理等文件資料；其他與采購項目、采購過程及采購項目完成情況有關的文件資料。政府采購檔案應當在政府采購合同簽訂后3個月內或竣工驗收后1個月內完成歸集，因故不能按期歸集的，相關責任人應作出書面說明，并及時歸集檔案?？缍鄠€年度實施的政府采購項目檔案應按最后一次實施年度歸集相關文件資料。通過政府采購電子賣場、零星采購、緊急采購等方式開展的政府采購活動的檔案，可以不按照規定的內容，由采購人根據單位內控制度自行歸集。
在檔案管理上，《辦法》提出，政府采購檔案保存期限為從采購結束之日起至少15年。采購結束之日以履約驗收合格之日起算，因其他原因導致未能按期履約驗收的，以簽訂政府采購合同之日起算。采購人和采購代理機構可以在委托代理協議中約定由采購代理機構負責歸集和暫時保管相關政府采購檔案，但須明確歸集和保管的范圍、期限及責任等事項。其中，保管期限最長不得超過該項目采購結束之日起1年，到期前1個月，采購代理機構應當主動將政府采購檔案全部移交采購人。采購人因故合并的，應按檔案管理有關規定將政府采購檔案移交新成立的采購人；采購人因撤銷或其他原因而終止的，應及時將政府采購檔案整理移交負有相關職責的采購人或上級部門。采購代理機構因故合并的，應按檔案管理有關規定將政府采購檔案移交新成立的采購代理機構；分立的，應自行協商由分立的一家采購代理機構負責政府采購檔案管理；因撤銷、解散、破產或其他原因而終止的，應及時整理移交采購人。
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