清華大學在高校設備采購與管理中一直堅持公開、公平、公正和誠實守信原則，按照政務信息化、“放管服”改革要求、固定資產管理新政的要求，落實采購人主體責任，實現權責對等；維護供應商合法權益，降低制度性交易成本；簡化程序提高效率，解決實踐中的突出問題。
據統計，2018年，清華大學設備類采購項目7304個，其中50萬元以上實施公開招標的項目198個、非招標項目106個。隨著高校采購規模的不斷擴大和“放管服”改革的推進，推進采購信息化建設日趨重要。此前，清華大學采購招標信息化系統存在著一些痛點和難點：一是資源整合少，專家庫、合同庫、資產庫、供應商庫的數據資源沒有實現標準化；二是統計功能弱，各系統入口不統一，數據標準不一致，在年終上報政府采購統計報表時很難整合數據；三是信息傳遞差，業務不同階段，采購經辦人及管理部門經手人各不相同，無法保證信息的完整性和準確性；四是表格文檔多，各環節之間沒有實現已有數據的自動提取和共享，數據重復填報的情況比較突出；五是師生跑腿多，預算、論證、申請、審批、采購執行、合同簽署、到貨驗收、資產建賬銜接不夠順暢；六是等待時間長，多級審批，還需線下紙制公文流轉，如遇主管領導出差或會議，需要等待較長時間。打通采購及資產全鏈條，建立設備全生命周期管理平臺勢在必行。
與此同時，學校設備采購內容豐富、采購量大、涉及面廣，涵蓋與教學科研儀器設備、材料、試劑、實驗動物、實驗被服裝具、公車、成品軟件、家具和低值易耗品有關的所有采購項目。近幾年來，學校儀器設備采購規模每年均超過14億元，老師們的采購要求也比較高。以往，老師們在采購過程中需要填寫各種紙質信息，從減輕老師的負擔考慮，也須通過信息化手段提高采購效率。
根據《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》要求，清華大學實驗室與設備處通過規范管理流程、對接院系需求、搭建設備全生命周期管理平臺，從安全采購、精準采購、高效采購三方面發力，推進科研“放管服”落地生根。2019年1月8日，清華大學上線了設備全生命周期管理平臺，著力構建安全、高效、精準的設備采購體系。目前，實驗室與設備處開評標現場已實現全程錄音錄像，做到過程可追溯。按照“能放盡放”的要求，實驗室與設備處制定了《清華大學科研儀器設備采購管理辦法》，實質性簡化科研儀器設備采購流程，并將校定招標線從之前的國內30萬元、進口40萬元統一提高到50萬元。
清華大學設備全生命周期管理平臺目前已順利通過學校采購和入賬報銷“雙高峰”的高頻業務檢驗。該平臺是一個集中了業務管理、采購交易、師生服務、監督內控“四大板塊”的一體化智能業務平臺，通過12個子系統、近100項業務流，整合了采購申請、執行、合同管理、進口外貿、驗收建賬、資產管理等業務環節，實現了設備采購與資產管理全生命周期、全過程閉環管理。平臺運行以來，解決了三個問題：一是打通信息流，提高效率；二是通過信息化手段責任到人；三是從監管角度看，設備采購到資產管理都實現了陽光透明。
以往的采購模式形成了多個信息孤島，數據難以打通?，F在，利用信息化手段，實現了模塊之間的銜接，真正實現了設備全生命周期留痕。設備全生命周期管理平臺將此前的多套系統整合為統一平臺，并提供一站式服務大廳，精簡流程；平臺提供分權與代理機制，教師可授權學生、臨聘、助理等人員代辦業務，減少教授們在業務上的時間投入。采購申請可直接通過線上完成。清華大學實驗室與設備處還開發了手機移動端業務功能，實現了業務通知、審批與查詢，并與“清華信息服務”企業號對接，做到管理隨身、服務同行的便捷應用。除了可視化查詢項目實時進度，還實現了通過手機短信和微信進行業務通知，縮短辦結周期。此外，平臺更重要的是可以為采購計劃的合理性提供科學的決策支撐。
在初期的平臺設計中，比較重要的部分就是將清華大學內控管理機制內嵌到信息系統之中，利用跨部門、跨系統的業務整合和系統對接實現了實驗室與設備處、財務處、資產處協同，實現了信息共享和業務聯動。清華大學還建立了大數據中心，為后續績效管理、科學配置、輔助決策奠定基礎。
隨著《深化政府采購制度改革方案》及其實施細則的即將出臺，清華設備采購工作將對平臺提出更高要求。平臺建設也將在全面內控、績效評價、采購商城、評審專家共享等領域不斷發力，積極創新與完善，更好地服務于清華大學各項工作的開展。
