在全球信息化的時代,傳統的檔案管理體系迎來了新的挑戰.面對日漸增長的電子信息技術,人們的工作、生活都實現了自動化、標準
化、網絡化,一些日常的工作可以通過互聯網和計算機來完成,這導致了文件也從紙和筆轉變成了電子檔案.大量的紙質文件變成了信
息數據,促進了檔案數字化,而對檔案數字化的管理就顯得尤為重要.
1、檔案信息化是時代趨勢
隨著計算機網絡技術、數據庫和多媒體技術的發展,檔案信息數字化逐漸取代了傳統的紙質文件,成為了眾多企業、領域的“寵兒”.它
是一種伴隨互聯網技術和計算機技術等產生的新型檔案信息形態,具有一定的分散性和多元性,它可以將信息記錄在不同的載體、不
同的地理位置,以網絡數據的形式存在于互聯網中,不受時間、空間的限制,同時資源共享,提高了檔案的使用效率.近些年來,企業信息
化建設一直以數據為基礎,以網絡建設為中心,堅持以應用為導向,積極開發信息技術,引進新科技,從而達到完善企業系統的目標,推動
各個系統向網絡化方向發展.一些企業、事業單位在信息管理上已經完全實現了辦公自動化.伴隨著辦公自動化的出現,檔案的生成方
式迎來一次巨大的改變.這種改變關系著檔案資料管理逐漸走向數字化,而檔案數字化管理也順應了時代發展的需求.
2、檔案數字化管理的優勢
傳統的檔案管理模式下,檔案立卷是必要的,直到現在檔案室也依然要求所有檔案必須立卷.但是一些單位將零散的材料分批送到檔案
室代替立卷,這種現象的存在導致了檔案管理員對部門工作無法判斷,也無法確定材料是否完整,促使檔案卷質量下降.將檔案數字
化、網絡化后,由檔案管理員統為檔案卷整理編碼,統一管理保存,從根本上解決檔案卷無法收齊的問題.有效提高檔案管理員的工作
質量,確保部門全面落實立卷制度.另一方面,檔案數字化管理不受時間和空間的限制,改變了傳統管理模式,使檔案資料在管理和利用
不僅限于上在傳統管理模式中,想要翻閱檔案資料需要在特定的場合中,利用辦公用具,經過管理人員審批后才可以使用,在實現檔案
數字化管理后,只需要在互聯網、局域網、計算機網絡等網絡平臺中就可以翻閱.以計算機、電腦工作臺為主要辦公工具,通過檔案編
碼就能精確查找.不但節省了大量的時間,也降低了檔案管理員的工作難度.在企業各部門內部,大量的電子檔案、文件被整理出來,通
過有序的編碼將資料存在硬盤中.這種方式使得電子檔案可以存貯于不同的載體中,同時易于保存,只需要把檔案、文件進行加密處
理,就可以提高文件的準確性.使用者只需要獲得允許,就可以查找所需的資料.有效提高了檔案管理部門的工作效率,立卷部門也只需
要將資料、文件輸入到計算機中,定期對文件、資料進行更新,再輸送到檔案室就可以了.
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過數字化將館藏資源實現網上共享，方便讀者和用戶更簡便快捷地查找資料。
