數字化檔案管理在生活的應用中十分廣泛，注重管理檔案的工作，盡可能的將傳統的檔案與現代的技術相結合，協調完善檔案的管理工作，切實明白檔案管理，對數字化檔案建立具有實際作用。主要從數字化檔案的收集與保管等方面分析數字化管理系統的方法。
檔案信息管理系統與網絡信息管理系統共同組成了數字化檔案管理系統。檔案信息系統又由數字化處理系統、信息服務子系統和數據庫管理子系統組成;信息發布子系統與Web管理子系統組成了網絡信息共享系統。數字化檔案管理系統是由現代的信息技術為基礎，以檔案為核心的內容，是以高效率、先進、便捷的模式，多用戶的標準、安全有序的分布式檔案集成的信息資源管理系統。
特殊性是數字化的一個性質，在存放與保管方式上，數字化管理與之前的檔案管理具有很大的區別。在之前的檔案管理上，僅僅是以紙質編碼進行整齊的排放保存。而數字化卻是利用光盤與儲存器進行保存的。與傳統的存儲相比，數字化檔案在存儲方面具有大容量的擴充，并且在現實生活中不占據現實的空間，有效的節約了空間的費用。
在安全的問題上，需要實行一系列的方法和措施進行保證，對于數字化檔案必須使其實現可以被利用和可識讀性，在設備更新的時候必須實現舊的載體可以轉換到新的載體上，還要注意非法情況的攻擊與保密等工作的完善。另外要保證數字化檔案不能過分的依賴載體，因為有的設備離開載體就不能使用的問題，因此，在存儲的過程中，盡可能選用比較簡單的格式進行存儲，使數字化檔案不依靠載體進行存在，這樣才能讓數字化檔案進行長久保存。
在進行檔案管理的過程中，必須充分的實現數據格式的統一，數據格式的統一是實現資源網絡的必要條件，使檔案信息的歸檔與查閱也可以比較順利的進行，是實現檔案資源共享的一個必然的條件。只有充分的達到標準化和規范化，數字檔案才能更加有效的出現在人們的生活中。案卷非接觸式掃描儀Book2net kiosk是專門加工裝訂成冊的檔案、卷宗、書刊等資料，下面我們來來詳細的了解一下：
1 .信息安全有保證
Book2netkiosk設備本身不含有任何存儲，符合國家保密法對涉密單位(檢察院、法院、公安等)使用設備的相關規定。智能非接觸式案卷掃描系統采用外置通用電腦，符合檢察院分級保護系統對數據的安全需求。
2.超高掃描效率
掃描速度為0.3秒/超A2幅面(彩色600dpi)按每本案卷200頁進行實測，每天可掃描約60本案卷，完全滿足辦案需求。 “有效頁”一鍵切換模式。保證有效頁面順序連續性，減少后期檢查量，工作強度低，效率高。
3.專業的掃描功能
★專為成冊卷宗量身定制左右互降式掃描案卷臺，對于不同厚度卷宗都能輕松掃描
★掃描過程鏡頭、光源不走動不移動，增加設備使用壽命
★后背式LED零輻射按需采集照明系統，無輻射冷光源，使您處于最舒適的掃描環境，避免強光令視覺疲勞
★設備景深15厘米，立體證物、不同厚度卷宗、高清掃描、色彩完美展現
★人性化的掃描設備，全自動影像處理功能，自動糾偏，自動校正，自動去黑邊等功能。
★掃描分辨率800DPI(100-800可調)根據客戶的具體要求可以調節
★司法鑒定X光片采集系統，0.3秒完成14‘’ X 17'' 英寸膠片掃描
★21寸左右內置觸摸屏，操作預覽實時進行
★支持掃描數據實時打印、多種格式同時輸出等功能
