當前，數字離校已經成為很多高校畢業生離校工作采用的模式。通過數字離校，可以充分發揮信息化高效、便捷的優勢，優化和規范業務部門的工作流程，實現數據的高度共享和快速流動，提高業務辦理效率，減輕業務部門工作強度，提高畢業生的滿意度。
大連理工大學于2014年啟動了離校管理信息系統的建設，以加強部門間的協調聯動，簡化畢業生離校手續，使畢業生離校工作流程更加合理、規范和便捷，為畢業生提供優質高效的服務，營造熱情和諧的畢業離校氛圍。
離校系統需求分析
高校畢業生在離校報退時，需要在相對集中的時間內到多個部門辦理一系列離校手續。傳統的離校報退流程是畢業生持高校離校管理部門自制的紙質“報退單”到學校各相關業務部門單獨辦理并蓋章確認，即使有些業務不需要辦理，學生也必須蓋章確認，因此經常會出現排隊辦理的現象。業務部門為完成畢業生報退工作，一般要預先準備專門的場所，將畢業生名單打印下來，安排工作人員現場為畢業生辦理離校業務，學生的登記、材料核對、繳費、退費等業務辦理工作強度非常大，效率也很低。同時，畢業生離校數據不能共享，導致教務、圖書管理、一卡通等系統的畢業生數據不一致，對后續統計分析、業務處理等工作造成困擾。
基于上述問題，畢業生離校系統的主要需求包括三方面：
1.畢業生需求：了解本人報退必須辦理的業務、可能需要辦理的業務以及如何辦理;能夠快速辦理各種業務;能夠進行業務自助辦理;可以及時了解業務辦理結果。
2.報退業務部門需求：掌握畢業生基本信息，保證需要畢業生辦理的業務都能夠辦理;高效完成本部門畢業生報退辦理的業務;業務辦理情況統計和查詢等。
3.信息化部門：掌握和共享畢業生基本信息和畢業生畢業報退情況數據;報退數據導入學校公共數據庫，同步到相關業務系統。
離校系統建設思路及業務流程
1.系統建設思路
離校系統建設涉及的部門多，業務廣。除本科生、研究生、留學生管理等部門外，還涉及學校財務、圖書館、信息化、后勤、檔案、保衛、招生就業等多個職能部門。同時，學校的畢業生離校系統業務范圍還包含主校區、開發區校區、盤錦校區三個校區，因此在離校系統建設中，部門協同是系統順利建設和實施的關鍵。為此，學校建立了由主校區教務處、研究生院、國際教育學院作為負責部門，開發區校區、盤錦校區各部門為協助部門，網絡與信息化中心為技術部門的離校系統建設組織構架。形成了如下系統方案建設思路，即：以主校區的學生離校工作為藍本，由教務處、研究生院與網絡與信息化中心共同確立一個初步方案，之后由國際教育學院、開發區校區、盤錦校區根據實際情況作出修改、調整和完善，最終匯總形成離校系統的建設方案。
2.系統業務流程設計和優化
離校業務是高校學生一條線管理中很重要的一環，只有信息和流程都梳理清晰后，才能更容易地開發離校管理與服務系統。學校已有的離校工作模式經過了學校多年的摸索和積累，已經形成了固有的業務流程和業務處理方式。為使離校系統適應原有的業務流程并加以優化和改進，我們在梳理所有離校環節的基礎上對部分業務進行合理的信息化改造，使離校工作在整體上和局部環節都得到優化。
以碩士研究生報退流程為例(圖1)，學校將畢業生離校手續分為必須辦理環節和非必須辦理環節，畢業生只有完成全部必須辦理的手續后，方可領取畢業證和學位證。
在畢業生離校業務優化方面，通過業務梳理和系統之間的對接，減化了學生辦理業務的流程，但還有一些業務環節需要進一步的理順和改造。
如檔案材料提交環節，這是每個研究生畢業離校必須辦理的環節。由于所提交材料中的“學位授予證明”領取時間較晚，畢業生必須在兩天之內完成所有檔案材料的提交，導致排隊現象十分嚴重。為此，研究生院與相關部門溝通之后決定由研究生輔導員匯總“學位授予證明”后統一交至檔案館。同時檔案館把原來兩天的集中報退時間延長到一周，讓學生可以自主選擇時間提交相關材料，并用一卡通進行刷卡登記確認，徹底解決了排隊和效率問題。
又如畢業生報退時各類欠費繳納和退費工作，原有模式是畢業生自行到各個部門辦理，也是排隊非常嚴重的環節。為此，學校利用一卡通的電子支付平臺，與各業務系統進行對接，學生可隨時了解本人欠費情況，隨時利用校內電子支付平臺或一卡通圈存機繳納欠費，不需要到各個環節所在管理部門辦理;同時，網信中心匯總畢業生的各種退費，在畢業生離校后，由財務處統一退到學生預留的銀行卡中。
離校系統的功能設計
大連理工大學離校系統包括離校管理信息系統和“掌上離校”兩部分。
1.離校管理信息系統
離校管理信息系統主要包括數據準備、事項辦理、查詢統計、系統管理以及畢業生查詢等模塊。
(1)數據準備
數據準備模塊主要完成各類學生報退所需數據的準備工作，通過數據導入或系統對接的方式進行，包括：畢業生數據、財務欠費、借款信息、派遣信息、戶口遷移信息、住宿等信息的導入和圖書借閱、網絡欠費等信息系統的對接。同時為各業務部門提供了數據準備進度查詢的功能，根據數據準備進度情況啟動報退工作。
(2)事項辦理
事項辦理模塊主要由各部門完成畢業生離校所有環節業務的辦理，通過系統對接的業務直接提取是否需要辦理以及辦理后的狀態，通過一卡通刷卡現場辦理的業務，直接標記完成狀態。同時，業務部門可以查詢各項業務的辦理情況。
(3)查詢統計
查詢統計模塊為各業務部門和相關職能部門提供所有畢業生各項業務辦理詳細情況的查詢、導出以及總體情況的統計和圖表展示，便于隨時掌握畢業生離校工作的進展。
(4)系統管理
系統管理模塊用于完成對報退業務、流程、人員、權限等方面的管理，以便靈活配置和調整畢業生離校工作，具體包括：批次管理、類型管理、事項管理、事項關系管理、權限管理等內容。
(5)學生查詢
該模塊主要用于畢業生快捷掌握需要辦理的離校手續以及辦理方式、辦理狀態。畢業生報退業務在查詢頁面中分“紅燈”、“綠燈”和“黃燈”三種狀態顯示，分別表示“未辦理”、“已辦理”和“可能需要辦理”。畢業生查詢頁面只要有紅燈即表示相應業務沒有辦理，只有全部為綠燈或黃燈才可以領取畢業證和學位證。
2.“掌上離校”
“掌上離校”是基于大連理工大學移動校園“i大工”平臺的掌上應用，包括iOS、安卓兩個版本，使畢業生可以通過手機等移動設備快捷地查詢離校業務辦理情況。
離校系統的數據集成
離校系統實現了畢業生數據和業務辦理信息的協同共享。由于大連理工大學教務系統、研究生系統均沒有畢業報退模塊，且本科生、研究生報退流程差異較大，數據格式不能統一，因此在畢業生數據準備上仍舊采用數據導入的方式，導入后的畢業生數據實現了各業務部門的共享。同時，對于住宿管理、財務欠費等業務由于沒有業務系統支撐或出于安全考慮，也采用數據導入的方式。而對于圖書借閱清繳、論文提交、檔案資料提交、繳納網絡欠費等環節則直接通過系統對接方式實時獲取結果數據并在離校系統中直接反饋。
畢業生離校后，離校系統中的數據將同步到學校公共數據庫中，并與教務、圖書管理、一卡通、網絡管理等系統進行數據同步，各業務部門不用再重復處理畢業生數據，直接完成已畢業用戶的注銷等后續業務。
畢業生離校系統運行以來，在提高工作效率、降低工作強度、優化工作流程、提高服務水平等方面發揮了重要作用，得到了畢業生和相關業務部門的高度認可。同時，離校系統的成功建設和運行也為學校建設多部門、多業務協同的信息系統提供了寶貴的經驗。我們也將繼續優化和完善畢業生離校系統，使之更好地服務于師生。
(作者單位為大連理工大學網絡與信息化中心)
