高校檔案信息化建設是高校“數字化校園”建設的重要組成部分，是利用信息技術工具獲取、處理、傳輸、應用檔案資源，提高檔案管理效率與效益，發掘、摘取檔案資源，向社會提供更多有價值的檔案信息，實現資源共享。采取什么樣的推進策略，進而有效地提高檔案管理水平，促使檔案信息化，最終達到更好地為高校提供服務，這已成為高校檔案工作者當前思考的重要問題。
一、高校檔案信息化管理的必要性和緊迫性
計算機和網絡的產生使我們進入了網絡時代，信息化成為當今世界經濟和社會發展的大趨勢。作為檔案事業重要組成部分的高校檔案工作，信息化建設已經成為自身發展建設的必然。高等學校要順應時代的發展需要，加快檔案信息化管理步伐。
(一)高校檔案業務工作發展的需要
作為傳播文化、傳承文明的文化事業機構，高等學校的文化積淀和文化理念是學校辦學和發展的重要內涵和支撐。高校檔案部門作為收集、保管和研究校史的部門，在學校文化底蘊與文化積累的形成與挖掘中，有著舉足輕重的作用。隨著高校體制改革的進一步深入，對外交往活動急劇增加，檔案門類不斷增多，如新出現的個人業績檔案、信用檔案、職稱檔案等，內容復雜多樣，數量急劇增長;另一方面，電子政務的實施使辦公自動化程度得到提高和普及，檔案載體類型已由過去單一的紙質檔案發展為圖片、音像、磁盤、光盤、移動硬盤等多種載體檔案，載體信息容量加大，不穩定因素增加。
(二)檔案工作人員提高自身素質的需要
隨著社會的發展，高校及社會對檔案信息的需求日益增長，從而對管理者的知識和能力結構提出了全新的要求。同時，由于辦公自動化加快了檔案工作現代化的進程，電子文件等新型載體的不斷出現，傳統的紙質檔案管理方式明顯不能滿足對這些新載體檔案管理的需求，也影響著檔案工作內容結構及檔案人員知識結構的變化。
(三)檔案信息資源的開發利用的需要
隨著社會信息化程度的深入，檔案信息資源備受人們關注，社會對檔案信息的依賴程度越來越高，而且更需要提供一些加工過的、系統的、全面的檔案信息服務。對于檔案部門來說，信息化是一項全新的工作，是一個系統工程，是檔案工作一次質的飛躍。紙質檔案的出現對人類文明的迅速發展起到強有力的助推作用，而電子檔案以其高密度貯存、體積輕巧、使用壽命長、傳遞速度快和易復制等特點，具有很強的生命力。一個虛擬的世界將極大地改變人類生活生存環境，對人類文明產生深刻的影響。如今，要從有紙的檔案到無紙的檔案信息化的飛躍，檔案工作將面臨“脫胎換骨”，“鳳凰涅槃”，其對傳統檔案工作的沖擊廣度、深度和力度是前所未有的。
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