隨信息技術的飛速發展，帶來了文檔管理及存儲、利用方式的革命。用文檔電子影像數字化信息代替紙張等傳統介質，不僅大大節約了存儲空間，無限地延長了保存時間，同時為查閱利用帶來了極大的便利，因此，文檔數字化逐漸得到圖書館、檔案館等各行各業用戶的一致認可。
文檔數字化是指利用計算機技術、專業非接觸式硬件掃描設備、網絡技術和智能識別技術將傳統的紙質信息轉化成計算機內碼或圖像。然后將數字化的信息發布于局域網、廣域網，形成若干個數字信息集群，供相關人員方便地查詢利用。
在日趨激烈的國際競爭中，誰掌握了更多的信息資源，并使之轉化為經濟技術優勢，誰就掌握了競爭和生存發展的主動權。信息資源電子化是人類社會文明進步的必然趨勢，能否跟上國際潮流，完成信息資源電子化進程，關系到一個國家、一個民族的興衰。漢龍實業檔案數字化解決方案是指對檔案進行分類整理、標引著錄、圖像掃描與處理、案卷整理、移交進館等工作的總稱。
一、檔案分類整理
檔案分類整理是指將文檔進行分解整理，歸類。
二、檔案交接
分類整理后的檔案按時間先后或其他分類項順序提出、提卷時編寫檔案的頁號和需要掃描錄入的文件頁號及抽取不需掃描的頁面，并按實際頁數填寫詳細的檔案交接清單，并由雙方主管人員簽字。
三、標引著錄
標引著錄為了方便查閱與管理，打印制作檔案目錄及檔案封面，對文字錄入的準確性要求較高，但要錄的文本域并不是完全統一的在某一頁面上，一些文本域要在多個文件中選擇，所以錄入時需要相關檔案管理人員進行指導，制作相應的《文字錄入工作說明書》，確保文本域錄入的準確率。
四、檔案拆分
現在只要用專業的設備就可以免去拆卷的部分，方圓慧圖科技研發了專業的非接觸式證物案卷掃描系統，采用航天級矩陣ccd技術點對點成像，不需要拆卷就可以進行掃描儲存，并且是一鍵式操作，非常簡單方便被全國各大公檢法部門認可，因為不用拆卷的掃描不僅減少了人力的損耗，也減少了大量資金的消耗。
五、檔案的掃描
原件的掃描與存儲格式完全按照國家檔案管理的統一標準要求掃描。掃描人員按照要求，填寫移交清單(此移交清單是檔案拆分人員和掃描人員共同填寫)并簽字領取，再進行紙件掃描。掃描人員可根據原稿質量，對系統進行定義，如自動傾斜校正、自動去污、自動分文件、自動去手指等批處理功能。在由系統自動處理功能的同時，掃描人員根據原件的實際情況做相應的調整，如超大頁面的處理、紙張顏色深淺及薄厚的處理、掃描時可根據不同原件的情況，調整圖像的分辨率、閥值、明亮度以及掃描方式和掃描速度，確保在掃描圖像質量清晰的情況下，使原件完好無損的保存。
六、質量檢驗
對掃描處理完成后的圖像頁進行檢驗，對檔案掃描、修正、去污、插圖、照片的處理以及文本和圖像頁的匹配等質量進行全面檢驗。
對文本域錄入與文本錄入域的標引、文件的頁號及頁數進行對比，對掃描前圖像頁的標引與掃描后的圖像頁的編號與頁數進行對比，發現不合格的登記清單并退回上一流程重新處理。
七、案卷整理
檔案整理工作嚴格按照國家檔案局規定的相關標準和本單位的實際情況進行有序的整理，安排專人負責案卷合并與整理。
檔案是過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
與傳統載體、原子形式的檔案相比，數字化形式的檔案的最大特點是能夠通過網絡迅速流動。數字檔案館的研究和建設將徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的種種局限，使檔案館從封閉走向開放，為政府決策、企業經營服務。
