檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。紙質文件的變形、不易儲藏等現象層出不窮。隨著計算機技術的突飛猛進和廣泛應用，電子文件和電子檔案在國內外都已普遍存在，檔案資料的數字化、光盤存儲、計算機管理和網上檢索查詢利用是檔案管理發展歷程上的不容小覷的必然趨勢。
檔案數字化主要包括檔案目錄信息的數字化，建立檔案目錄數據庫;載體檔案的數字化，如紙質檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數字化，建立檔案影像數據庫或多媒體數據庫;檔案專題信息的采集與建庫。
(一) 提高了工作效率
傳統檔案的存儲載體以紙質居多，紙質檔案要存儲記載豐富的、大量的檔案信息資源的話，其檔案的數量、質量、所占的空間，都將是十分龐大的。檔案數字化加工之后，利用計算機等現代化手段來管理檔案，可以收到事半功倍的效果，從而使檔案管理人員從繁重的體力性工作中解脫出來，集中時間和精力致力于檔案與信息資源的開發和利用工作，增強了工作效率，提高了工作質量。
(二) 有效保護了原紙質檔案
我們現存的珍貴文獻和檔案記載著各地燦爛的文化與悠久的歷史，必須加以妥善保管，并要想方設法延長其保存期限。過去的材質和現行的紙質材料，都難以達到這一目的，檔案數字化能有效地保護檔案原件。通過數字化處理制作數字化副本代替原件使用，把原件妥善地保存起來，便可以有效地延長原件的保存時間;數字化副本異地保存，輸出縮微膠片供永久保存，以防因長期翻閱造成字跡模糊或破損，甚至是在出現天災人禍的情況下遭致毀滅性的破壞，達到了保護作用，從而從根本上做到了保護原件、利用原件，發揮珍貴文獻和檔案的價值。
(三) 改善了利用方式
紙質檔案數字化還能改善檔案的利用方式。一份數字化加工后的“孤本”檔案，可以通過計算機網絡查詢利用平臺，同時提供給所有需要它的人共享，“孤本”不再是限制;檔案數字化以后，將已開放的檔案上網，這樣所有利用者就可以隨時上網利用檔案信息資源，“時間”不再是限制;數字影像文件可以通過計算機局域網或者廣域網進行異地傳輸，使異地調閱利用成為可能，擴大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案，免去了利用者過去異地查檔的奔波之苦，“空間”不再是限制。
(四)加快推進數字檔案館建設
數字檔案館是21世紀檔案館的發展方向，是指將計算機技術、通訊技術以及與之相關的軟件技術用于檔案館的信息采集、處理、存儲、檢索和傳輸的信息管理系統。相對于電子政務，可稱之為電子檔案館，相對于傳統的實體檔案館，也可稱之為虛擬檔案館。，有利于數字檔案館的建設。
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綜上，隨著計算機網絡的進一步發展，檔案數字化越來越明顯的表現出優越性，我們要充分認識到檔案管理數字化的意義，更多的考慮如何加強數字化建設。分析新形勢，解決新問題，加快檔案數字化的進程。
