檔案館以傳統的紙質檔案存儲形式最為普遍，在我國紙質檔案使用近兩千年，對人類社會，特別是我們具有悠久歷史文化傳統的文明古國影響更加久遠、根深蒂固，既有實物的真實感，又有歷史印證的滄桑感。這種存儲形式直觀明了，深得人們喜愛。紙質檔案作為事件記錄的原始載體，具有唯一性，是不可復制、不可涂改的。但是紙質檔案在保存中對外界條件要求較高，檔案壽命的長短與檔案保管環境及保護技術有著極密切的關系，檔案信息的利用率也會低于數字化檔案。
檔案數字化是大勢所趨，檔案從起草、修改到印發都在計算機上進行，它具有便于修改、便于復制的特性，同時數字檔案還具有開放、易于檢索、便于利用等特性，這樣利于檔案信息資源更廣泛更高效地服務于社會各方面的需求。一方面，檔案信息數字化將使得許多的利用者不需要直接到檔案館，任何電腦都可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息;另一方面，網上利用檔案的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境，進入極好的良性循環之中。例如：檔案人員可利用已數字化的檔案信息，進一步開發檔案資源，快捷地進行文獻匯編、數據匯編、專題匯編等各項工作。然而,一直以來,諸多原因使得計算機技術在檔案工作中并沒有充分發揮它應有的作用和價值,檔案的保密性和社會大眾的利用需求二者之間的矛盾，使檔案在信息化方面的發展遠遠落后于社會信息化的發展，落后于社會利用的需求。例如：有學者從統計數據中揭示：館藏檔案的利用和大多數社會公眾的關系不密切(該情況多屬于省級以上國家綜合性檔案館，應該說縣區級綜合性檔案館還是比較貼近民生的)、檔案利用需求和館藏檔案不一致。檔案信息利用的困境，既取決于檔案信息本身的特點,也取決于檔案利用的方式、權限的等諸多制約因素，還不可避免地受到檔案信息提供者、管理者、服務者以及利用檔案用戶意識和行為的多重影響。檔案數字化建設的目標就應該使利用者能夠突破時空的界限，能夠在任何時間任何地點以任何方式檢索和利用所需的信息。
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