以數字化、網絡化為特征的信息科學技術是當今社會、經濟發展的強大動力。檔案數字化與傳統檔案管理相比, 有其無與倫比的先進性和科學性, 它將改變紙質檔案的搜集方式、管理方式和利用方式, 沖破紙質檔案的局限性, 發揮信息資源的優越性, 促進檔案管理從紙質檔案的保管、利用向信息采集、信息管理和信息服務的根本轉變。
檔案數字化的趨勢
檔案數字化是檔案管理的客觀需要。只有實現檔案數字化, 才能沖破檔案利用的種種局限, 使檔案管理部門從封閉走向開放, 從檔案的保管和利用職能向信息采集、信息管理和信息服務職能轉變, 實現檔案信息資源的合理配置和科學管理, 為社會提供高效、優質的服務。
檔案數字化是社會發展的現實需求。檔案數字化是社會發展的大方向。數字檔案館、室儲藏了大量檔案文件, 是本地區、本單位最豐富、最有實用價值的信息資源庫。要使檔案館、室的檔案保管、利用與形勢的發展要求相適應, 就不能讓檔案館、室仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上, 就必須使各類檔案進行數字化采集、儲存和利用。
辦公自動化、無紙化等事物的出現, 使檔案的生成方式發生很大變化, 諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行, 這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態, 那么檔案也自然以機讀形式存在, 這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案, 把這些檔案信息系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。只有這樣, 用戶才能獲得更為便捷、快速、完善的服務。由此看來, 檔案數字化是檔案利用工作發展的必然趨勢。
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