以紙張等非數字化介質為載體的檔案信息資料長期以來多數以實物的形式存放在檔案館中，這在檔案管理和檔案利用中帶來巨大難題：一方面，實物檔案資料的存儲異常困難，而且隨著檔案資料數量的增大，安全存儲這些實物檔案要耗費大量的人力、物力和財力;另一方面，檔案資料的實物形式限制了其流通效率，使得這些檔案得不到有效利用。
針對檔案館目前存在大量紙質文檔資料的現狀，結合檔案館對檔案資料快速便捷的應用需求，通過檔案數字化加工系統來完成檔案采集，并通過檔案系統實現檔案管理和檔案利用，
主要體現在以下三個方面：
1.檔案采集的主要任務是對館藏檔案通過德國Book2net綜合生產型檔案掃描儀進行數字化加工，針對紙質檔案、多媒體檔案進行數字化處理和轉換，完成館藏檔案的數字化;
2. 檔案管理的主要任務是通過建立海量存儲備份、災難恢復系統和系統安全解決方案，制定相應的安全策略，以保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性和可用性;
3.檔案利用通過整合檔案資源信息，以網站的方式提供各個用戶群的檔案原文級查詢。
最終效果是
一，實現了對檔案館范圍內重要檔案資料的數字化管理，通過先進的查詢手段提供了高速、跨庫的多媒體信息存取服務;
二，便于在一個可擴展的政府網絡應用系統上采集、處理、海量存儲、歸檔、組織、發布、利用和管理各種多媒體信息，提高了檔案利用率;最后，實現辦公自動化系統和檔案系統的無縫銜接，使先前靜止的文檔資料在應用中增值。
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