隨著國內數字化建設的日趨完善，無紙化辦公及電子信息的廣泛應用，越來越多的紙制文件需要轉化為電子文件,在網絡上進行傳遞和利用。中國國際圖書貿易總公司的主營業務之一是向海外的各大圖書館銷售各種書、刊、報等，而這些圖書與報刊多以原始的書本紙張的形式進行銷售，這種模式優點在于比較直觀，但也存在以下不足：
一. 書本報刊原件的重量加大了營運成本且郵寄時間過長;
二. 對于比較陳舊的書籍和報刊在運輸過程中會受到損傷;
三. 對于珍貴的圖書，報刊一旦丟失，則會造成巨大損失;
四. 對于一些比較珍貴且無法再出版的書籍，售完后很難再找回，同時外商客戶對于數字圖書需求也在進一步加大。
文檔資料從紙質到數字化這一過程基本上是采用CCD掃描儀來完成的。紙介質通過一定的光學通路，通過CCD成像，并進行捕獲，形成離散的數字信號――電子影像。為了節約存儲空間，電子影像以不同的壓縮方式進行壓縮，并保存成具有固定格式的磁盤文件。另外紙質檔案在進行數字化的過程中，還會面臨紙張的幅面和裝訂形式的不同。通常會計檔案，特別是其中的憑證，帳本等都是以本冊的方式進行裝訂，而圖紙則以幅面大為特點，因此在進行數字化的過程中，需要針對不同的紙張檔案特點進行具體分析，選擇適合的掃描儀，方能進行數字化的工作，否則是事倍功半。
目前掃描儀大體可以分為高速掃描儀、書刊掃描儀、平板掃描儀和寬幅掃描儀這四大類。高速掃描儀具備一個自動進紙器，能夠自動搓動紙張，進行高速掃描，例如KODAK I系列，從每分鐘20頁到100頁的都有，牢牢占據著高速掃描儀高端市場，并具備許多專利技術的完美影像掃描技術。
高速掃描儀：按照資料分類，其中資料質量比較好，拆解后對資料損傷不大的文書、期刊雜志類的資料建議采用相對高端的商用掃描儀--- Kodaki160，Kodaki1420高速掃描儀，根據具體的工作需要選擇掃描儀的型號。其中，Kodak i160的日掃描量3000頁，在200dpi分辨率下(橫向，信紙尺寸，黑白，灰度，彩色)每分鐘可掃描40頁 / 80個畫幅雙面。Kodak i1420掃描儀每臺日工作量為8000-20000頁左右，非常適合于紙質較好，幅面小于等于A3的文檔，其速度(橫向、A4、雙色、灰度、彩色) 200 dpi分辨率情況下掃描可達到每分鐘60頁雙面或者120個影像，而且包含了對影像質量的即時處理的功能。
書刊掃描儀：對于無法拆解的珍貴文檔資料，，或者A2幅面的各種圖紙，畫冊，應當采用書刊掃描儀進行掃描，這類掃描儀的可充分解決不能拆的文檔資料掃描時產生的黑中縫、字型變形的問題。如柯尼卡美能達PS7000CA2彩色書刊掃描儀、柯尼卡美能達PS5000CA3彩色書刊掃描儀、賽數OS12000高清晰彩色書刊掃描儀，賽數OS16000高精度書刊掃描儀，賽數OS15000 A3高精度掃描儀，賽數zeta智能型掃描儀。
