檔案數字化，就是采用各種信息采集設備將不同載體形式的檔案轉換成數字方式的過程。紙質檔案數字化，就是利用掃描等信息采集設備，將紙質檔案原件的圖文信息分解為若干點陣式信息元(像素)，并將光信號轉換為電信號輸進計算機內從而形成數字圖像文件。
對檔案文獻進行數字化加工處理，是在加強檔案原件保管質量的同時，提高檔案信息利用效率、完善檔案信息利用方式的一項重要手段。隨著電子政務和辦公自動化的發展，人們對網上檔案信息資源的需要也日益強烈。把傳統的檔案信息資源經數字化處理轉換成數字檔案信息資源，建立起數字檔案信息中心，將進一步完善我國以紙質檔案為主體的檔案信息資源體系，為社會各界提供更為豐富的信息資源服務。檔案數字化日益成為檔案信息化建設的一個重要組成部分。
紙質文書檔案數字化步驟
(一)檔案整理階段
1.拆裝。對歸檔改革前整理的檔案，要將檔案原件的裝訂拆除，排好順序，并用夾子夾起防止散亂;歸檔改革后整理的檔案如果沒有裝訂，可直接排好順序。操作中不得對檔案原件有任何損壞。
2.修復。檔案中若有裝訂金屬物需去掉，有破損的地方需在備考表中注明，如破損程度影響了檔案內容的文件，則需進行修補：小于16開的檔案需進行托核;沒有裝訂線的檔案要另用紙加寬，操作時要注意兩點：一是補紙與檔案縫接處宜窄不宣寬，一般為l―3mm;二是如需要在檔案的四周加邊，應先加長邊，后加短邊;多份檔案粘連一起時，需在不損壞檔案載體信息量的前提下，細心分開，如實在無法分開則不分。
3.檔案及目錄的檢查、整理。妥善保管好檔案，嚴禁批注、圈劃、圈點。檔案目錄中出現繁體字或不規范的簡化字時，一律參照國家標準的簡體字補充著錄，需手寫補錄的項目要求字跡工整，并逐份逐頁地仔細檢查，不符合要求的應予以糾正。
(二)檔案掃描掛接階段
1.檔案掃描。檔案掃描過程中要嚴格執行有關檔案閱覽利用及保管保護和保密制度，注意保護好檔案。
(1)檔案掃描必須采用專業非接觸檔案掃描儀，以黑白為主，對于原件不清和字跡較淡的檔案，掃描時必須用灰度或真彩模式掃描。賽數非接觸檔案掃描儀分辨率高達600dpi,42位彩色掃描。
(2)檔案掃描一般采用逐頁手工掃描，紙張較好的檔案可以采取連續進紙方式掃描。對于成冊裝訂檔案、圖書賽數非接觸掃描儀無需拆卷即可掃描
(3)檔案掃描中發現檔案粘連一起時，則需在不損壞檔案載體信息量的前提下分開，將可以識別的信息全部掃描。
(4)存儲格式按多頁TPF的格式進行保存，每份卷內文件為一個多頁TIFF。保存多頁HFF文件時，要注意核對好頁碼順序，不得缺漏頁。
(5)文件命名：歸檔改革前的檔案采用“全宗號+保管期限+目錄號+案卷號+順序號”命名，例如：“001(全宗號)+(保管期限)+(目錄號)+(案卷號)+(順序號)”歸檔改革后的檔案采用“全宗號+年備保管期附件號”命名。
(6)掃描完成后必須指定專人進行核查，檢查掃描效果、按文件內的頁碼順序、文件名是否正確。
2.光盤刻錄存儲。將掃描形成的圖片文件采用保存期限為300年以上的光盤刻錄，一式兩套，以作備份，并填寫詳細清單。光盤刻錄必須有專人負責檢查，檢查光盤內容是否有錯漏，光盤能否正常打開等。
3.數據檢查。有專人專機對每天完成的數據進行檢查，要求保證掃描形成的圖片文件與卷內文件一致，編號元誤，清晰度和格式符合標準。
4.數據掛按。將效描獲得的每個圖片文件對照數據庫原有的目錄數據，逐份點擊聯接導入數據庫，數據聯接必須跟掃描同步進行。在數據庫中備份導入后的數據，特備份數據用保存期限為300年以L的光盤刻錄并制作一份聯接清單。
(四)檔案裝訂、歸還階段
按檢查整理階段確定的順序將掃描完的檔案裝訂好。裝訂時必須保持檔案的原貌，不得更換卷皮，不得缺漏頁，按照檔案原有的線孔裝訂。裝訂好后要將檔案檢查一邊，看案卷裝訂是否結實、有沒有脫頁，檔案及目錄齊不齊。檢查完畢歸還檔案保管處，辦理歸還手續。
